Elektroniczny obieg faktur w firmie produkcyjnej.

Firma produkcyjna zminimalizowała do zera ilość fraudów powstających przy akceptacji faktur...

Firma produkcyjna wchodzi w okres dynamicznego rozwoju. Rozwój wymaga wielu inwestycji związanych z powiększaniem produkcji. Okazuje się, że kontrola ogromnej ilości faktur wystawianych pomiędzy firmą i kooperantami jest coraz słabsza. Coraz częściej zdarza się, że firma musi płacić odsetki za faktury nieopłacone w terminie, kary za nieodprowadzony na czas podatek. Duże ilości dokumentów i wymuszona większa decentralizacja decyzyjna powodują, że w firmie zaczynają pojawiać się fraudy. Jest to możliwe z powodu braku należytej kontroli nad akceptacją faktur przychodzących do organizacji. W czasie dynamicznego rozkwitu firmy wiele problemów pozostawało niezauważonych.

Wreszcie podjęto decyzję, że czas uporządkować obszar obiegu faktur w organizacji. Ze względu na skalę działalności niemożliwe było utrzymywanie papierowego obiegu faktur kosztowych wewnątrz firmy. Po konsultacji z zewnętrznym dostawcą systemu, zdecydowano o kompleksowym wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur kosztowych.

Główny cel postawiony przed firmą wdrożeniową był jeden - zaprojektować i wdrożyć system, który da gwarancję realizacji obiegu faktur kosztowych zgodnie z wypracowanym schematem funkcjonowania organizacji i pozwoli na kontrolowanie dotrzymywania terminów płatności faktur i rozliczania podatków. Cel dodatkowy to takie zaprojektowanie i wdrożenie elektronicznego obiegu faktur, aby zminimalizować ilość fraudów w organizacji.

Realizacja projektu trwała 5 miesięcy. W ramach projektu, dostawca rozwiązania zaprojektował, wspólnie z przedstawicielami Klienta, model procesu obiegu faktury kosztowej. Na tej podstawie uruchomiony został obieg w systemie informatycznym. Po okresie testowania systemu, organizacja przeniosła wewnętrzny obieg faktur kosztowych do systemu Workflow.

Cele postawione przed wykonawcą zostały osiągnięte. Raport z funkcjonowania systemu przedstawił obraz terminowego obiegu faktur i dotrzymywania terminów ich płatności. Po roku przeanalizowano także ilość fraudów w organizacji i nastąpiła konsternacja po stronie Klienta. Okazało się, że wdrożenie systemu Workflow zmniejszyło do zera ilość fraudów w organizacji.

Obecnie firma wdraża kolejne obiegi w ramach systemu.