Obieg rachunków pracowników

Błyskawiczne rozliczanie wydatków pracowników

System ONE może zostać wykorzystany do zarządzania obiegiem rachunków. Mechanizm workflow zapewnia odpowiedni sposób akceptacji oraz kontrolę budżetów zgodnie z zatwierdzonymi limitami. Zaakceptowany wydatek automatycznie uruchamia zwrot poniesionych kosztów. Funkcjonalność ta eliminuje podwójne wprowadzanie danych oraz zapewnia pracownikom możliwość śledzenia statusu swoich wydatków.

Dzięki uproszczeniu zatwierdzania wydatków pracowników w systemie poprzez stały, zintegrowany dostęp do rachunków oraz wsparcie transakcji biznesowych, ONE przyczynia się do znaczącego ograniczenia czasu poświęcanego na wpisywanie, weryfikację, zatwierdzanie i przegląd wydatków pracowników.

Poprzez kontrolę zgodności rachunków z zaakceptowanymi wydatkami, dostępności dokumentów w każdej lokalizacji oraz zapewnieniu wglądu uprawnionym audytorom, ONE przyczynia się do podniesienia efektywności, skrócenia procesów i wzrostu konkurencyjności.

ONE umożliwia zbudowanie procesu zgodnie z zasadami rozliczeń pracowników obowiązującymi w organizacji. Workflow zaspakaja wymagania w zakresie audytu, zarządzania wszelkimi wyjątkami, weryfikacji zgodności rachunków z zapisami w systemie księgowym. System ONE śledzi obieg każdego rachunku, rejestruje całą historię oraz wszelkie podjęte decyzje.

Korzyści biznesowe:

  • Bezpieczne i stale dostępne repozytorium wszelkich dokumentów związanych z podróżami i wydatkami pracowników.
  • Eliminacja papierów. Rachunki otrzymywane od pracowników są skanowane i podłączane do odpowiednich pozycji wydatków w systemie.
  • Zabezpieczenie zapisów. Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów związanych z wydatkami dzięki eliminacji możliwości utraty, podmiany lub zniszczenia rachunków.
  • Poprawa rozliczania pracowników. Przeniesienie odpowiedzialności za prawidłową klasyfikację rachunków na osoby je zgłaszające.
  • Przyspieszenie zwrotu kosztów. Monitorowanie stanu procesu zapewnia, że rachunki są weryfikowane w zaplanowanym czasie.
  • Natychmiastowa weryfikacja niezgodności. Autoryzowani pracownicy mają natychmiastowy dostęp do obrazu dokumentu w celu weryfikacji jego zgodności z zapisami księgowymi.
  • Zwiększona kontrola wydatków i zgodność z przepisami. Audytorzy bez trudu uzyskują wgląd w odpowiednie dokumenty związane z wydatkami.

Inne obszary zastosowań systemu workflow, które mogą podlegać kontroli to: obsługa korespondencji, rekrutacja, weryfikacja umów, obsługa inwestycji – możliwości są nieograniczone.