Elektroniczny obieg listów przewozowych w firmie kurierskiej.

Firma kurierska wprowadziła zintegrowane zarządzanie i obieg listów przewozowych...

Dynamiczne rozwijająca się firma napotyka na barierę, którą okazują się ogromne ilości dokumentów, które każdego dnia przewijają się przez organizację. Szczególnie problem dotyczy listów przewozowych, którymi na codzień operują tysiące kurierów w całej Polsce.

Realizując usługi w ciągu kilkunastu godzin od otrzymania zamówienia, firma musi dysponować pełną informacją o każdym toczącym się procesie, a także historią każdej dostawy. Jest to niezbędne z punktu widzenia udzielania bieżącej informacji Klientowi i obsługi reklamacji. Utrudnieniem jest jednak ilość pracowników pracujących w terenie i rozproszenie organizacji.

W organizacji zapada decyzja. Czas uporządkować ten obszar, ponieważ dynamiczny rozwój jest hamowany przez utrudnienia wynikające z obiegu i bieżącego dostępu do listów przewozowych.

Wspólnie z Klientem określono potrzebę i zaplanowano projekt. Zakres objął wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w aspekcie reklamacji i archiwizacji listów przewozowych. Projekt był realizowany wspólnie z Klientem, co gwarantowało przygotowanie systemu na miarę, a nie dostosowywanie organizacji do systemu. W ramach grup roboczych pracownicy Klienta wspólnie z Wykonawcą opracowywali procesy realizowane w systemie. W przeciągu trzech miesięcy udało się uruchomić platformę i rozpoczęły się testy systemu. W ramach projektu zostały opracowane procedury obsługi systemu i przeszkolone osoby obsługujące proces.

System spełnił swoje zadanie i spowodował zintegrowanie obsługi reklamacyjnej ze zbudowanym archiwum listów przewozowych. Pozwoliło to znacznie przyśpieszyć obsługę reklamacyjną. Obecnie trwają prace nad uruchomieniem kolejnych obiegów w ramach organizacji.