Obieg umów

Archiwizacja i obieg umów wymaga najwyższych standardów w zakresie zabezpieczeń dokumentów oraz bardzo dużej elastyczności procesu.

Niezbędnym elementem procesu jest wielopoziomowe zatwierdzanie umów, równoległe opracowywanie treści, oraz możliwość sprawnej komunikacji z kancelarią prawną opiniującą dokumenty.

Wykorzystanie systemu Workflow w obszarze obiegu umów gwarantuje natychmiastowy dostęp do niezbędnych dokumentów, obsługę kontroli wersji dokumentów oraz sprawne opracowywanie dokumentów dzięki integracji z pakietem MS Office. Dostęp do umów może odbywać się poprzez system lub katalogi w exploratorze Windows. Podpis cyfrowy, szyfrowanie dokumentów oraz znakowanie ich czasem jest dodatkowym zabezpieczeniem, zapobiegającym jakimkolwiek próbom ich fałszowania.

Łatwe definiowanie reguł sterujących przetwarzaniem, zarządzanie cyklem życia dokumentów oraz obsługa procesów biznesowych jest kompletnym zestawem narzędzi do przygotowania i wdrożenia procesów związanych z przetwarzaniem umowy, takich jak opiniowanie, zatwierdzanie, obsługa harmonogramów oraz zarządzanie szablonami umów.

Rozbudowany monitoring operacji wykonywanych w systemie pozwala uniknąć wszelkich sytuacji, w których nie wiadomo, kto jest odpowiedzialny za wprowadzone w umowie zapisy oraz ich zatwierdzenie. Możliwość zdefiniowania punktów kontrolnych procesu, oraz podział dokumentu na fragmenty, jest dodatkowym ułatwieniem pozwalającym na sprawnie realizowanie wszystkich zadań.