Obieg korespondencji

Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu korespondencji udało się usprawnić komunikację z partnerami biznesowymi, szczególnie w ramach realizowanych projektów ...

Wdrożenie systemu do obsługi obiegu korespondencji znacząco podnosi efektywność komunikacji. Wszelka korespondencja przychodząca może być skanowana i automatycznie dystrybuowana wewnątrz organizacji. Zarządzanie bazą kontaktów oraz elektroniczne skrzynki korespondencji z możliwością łączenia dokumentów ze sprawami, zapewniają pełny obraz stanu realizacji spraw i przepływu korespondencji.

Wszelka korespondencja trafiająca do organizacji w formie listów, faksów, e-maili może być skanowana oraz klasyfikowana według treści, którą zawiera. W celu wyeliminowania dokumentów papierowych i przyspieszenia wyszukiwania System obsługuje kody kreskowe, rozpoznawanie treści oraz indeksowanie pełno-tekstowe. System zapewnia stały dostęp do korespondencji archiwalnej w formie elektronicznej oraz umożliwia odnalezienie dokumentu w archiwum papierowym.

Elektroniczne dekretacja korespondencji do poszczególnych osób lub zespołów umożliwia natychmiastową reakcję na otrzymane informacje oraz podjęcie odpowiednich działań zgodnie z przyjętymi procedurami. System dostarcza wraz z korespondencją cała informację dotyczącą danej sprawy oraz historii kontaktów związanych ze sprawą. Automatyczne monitorowanie obiegu korespondencji oraz śledzenie statusu załatwienia spraw i kontrola dotrzymania terminów, wpływają bardzo korzystnie na relacje z partnerami biznesowymi oraz ciągłość biznesu.

Korzyści wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu korespondencji:

  • Przyspieszenie procesów biznesowych
  • Jasny proces załatwiania spraw
  • Gwarancja dostępu do informacji wyłącznie osób powołanych
  • Szybsze dostarczanie korespondencji
  • Wyeliminowanie powielania dokumentów