Faktury kosztowe

Firma produkcyjna zminimalizowała do zera ilość defraudacji powstających przy akceptacji faktur...

Obieg faktur jest we wszystkich organizacjach procesem pracochłonnym, mającym wpływ na sprawozdania finansowe. Poszukiwanie dokumentów w stertach papierów na biurkach pracowników powoduje opóźnienia w zatwierdzaniu dokumentów oraz płatnościach. Brak aktualnej informacji o dokumentach w obiegu i stanie należności przyczynia się do marnowania czasu oraz obniżenia efektywności całej organizacji.

System specjalizuje się w obsłudze procesów elektronicznego obiegu faktur kosztowych w pełni dopasowanych po potrzeb klientów. System umożliwia określenie odpowiedzialności departamentów oraz stanowisk w ramach obiegu dokumentów w celu automatycznego przydzielania zadań na podstawie prostych oraz bardzo złożonych reguł.

Faktura przychodząca do organizacji wraz z dołączonymi dokumentami jest skanowana. Jest to ostatni krok, w którym przetwarzane są dokumenty w formie papierowej, ponieważ w dalszych krokach procesu wykorzystywany jest wyłącznie elektroniczny obraz dokumentu. W razie potrzeby może być wykorzystany kod kreskowy nanoszony na dokument papierowy w celu nadania mu numeru i automatycznego powiązania go z dokumentem elektronicznym. Wszelkie inne informacje wprowadzane są elektronicznie.

Informacje o wprowadzonej fakturze uruchamiają proces jej zatwierdzania oraz automatycznej archiwizacji. W ramach elektronicznego obiegu faktura może być zweryfikowana pod względem zgodności z zamówieniem, mogą być generowane zestawienia faktur znajdujących się w obiegu (np. według terminów płatności), może też następować autoryzacja płatności. Kierownicy łatwo mogą sprawdzić stan obiegu dokumentów za pomocą raportów na przykład pokazujących, gdzie następują opóźnienia i problemy. Jeżeli informacje zostaną na fakturze zweryfikowane i zatwierdzone są automatycznie zapisywane do systemu księgowego.

System zapewnia odwzorowanie przyjętych w organizacji zasad autoryzacji dokumentów w sposób, który jest pod całkowitą kontrolą oraz zwiększa wydajność i porządek eliminując dokumenty w formie papierowej.