2 :: Lutego :: 2017
System Alfresco pozwala uporządkować komunikację wewnątrz firmy

System Alfresco realizuje proces obiegu korespondencji wychodzącej i przychodzącej w organizacji.

Wdrożenie systemu Alfresco do obsługi obiegu korespondencji znacząco podnosi efektywność. Wszelka korespondencja przychodząca może być skanowana i automatycznie dystrybuowana wewnątrz organizacji. Zarządzanie bazą kontaktów oraz elektroniczne skrzynki korespondencji z możliwością łączenia dokumentów ze sprawami, zapewniają pełny obraz stanu realizacji spraw i przepływu korespondencji.

Wszelka korespondencja trafiająca do organizacji w formie listów, faksów, e-maili może być skanowana oraz klasyfikowana według treści, którą zawiera. W celu wyeliminowania dokumentów papierowych i przyspieszenia wyszukiwania System Alfresco obsługuje kody kreskowe, rozpoznawanie treści oraz indeksowanie pełno-tekstowe. System zapewnia stały dostęp do korespondencji archiwalnej w formie elektronicznej oraz umożliwia odnalezienie dokumentu w archiwum papierowym.

W ramach wdrożenia konsultanci BeOne przygotowują procesy i elektroniczne dokumenty dla procesów obiegu korespondencji. Odpowiednio przygotowane atrybuty procesu korespondencji przychodzącej pozwalają powiązać dokument przychodzący z dokumentem wcześniej wysłanym lub innymi dokumentami istniejącymi w systemie, określić datę otrzymania, datę skanowania, typ przesyłki, rodzaj dokumentu, dane nadawcy, oznaczenia numeryczne, opisy i inne informacje niezbędne z punktu widzenia konkretnego dokumentu. Podobnie w przypadku korespondencji wychodzącej. Szczegółowy zakres atrybutów w korespondencji przychodzącej i wychodzącej jest analizowany wspólnie z klientem i zgodnie z jego potrzebami przygotowywany.

W ramach implementacji procesu korespondencji przygotowywane są także inne funkcjonalności tj.: Pocztowa książka nadawcza, Dziennik korespondencji wychodzącej, Dziennik korespondencji przychodzącej, Obsługa dokumentów o niepełnej mocy prawnej.

Elektroniczne dekretacja korespondencji do poszczególnych osób lub zespołów umożliwia natychmiastową reakcję na otrzymane informacje oraz podjęcie odpowiednich działań zgodnie z przyjętymi procedurami. System Alfresco dostarcza wraz z korespondencją cała informację dotyczącą danej sprawy oraz historii kontaktów związanych ze sprawą. Automatyczne monitorowanie obiegu korespondencji oraz śledzenie statusu załatwienia spraw i kontrola dotrzymania terminów, wpływają bardzo korzystnie na relacje z partnerami biznesowymi oraz ciągłość biznesu