Firma produkcyjna wchodzi w okres dynamicznego rozwoju. Rozwój wymaga wielu inwestycji związanych z powiększaniem produkcji. Okazuje się, że kontrola ogromnej ilości faktur wystawianych pomiędzy firmą i kooperantami jest coraz słabsza. Coraz częściej zdarza się, że firma musi płacić odsetki za faktury nieopłacone w terminie, kary za nieodprowadzony na czas podatek. Duże ilości dokumentów i wymuszona większa decentralizacja decyzyjna powodują, że w firmie zaczynają pojawiać się przypadkowe, nieuzasadnione wydatki. Jest to możliwe z powodu braku należytej kontroli nad akceptacją faktur przychodzących do organizacji. W czasie dynamicznego rozkwitu firmy wiele problemów pozostawało niezauważonych.
Wreszcie podjęto decyzję, że czas uporządkować obszar obiegu faktur w organizacji. Ze względu na skalę działalności niemożliwe było utrzymywanie papierowego obiegu faktur kosztowych wewnątrz firmy. Po konsultacji z zewnętrznym dostawcą systemu, zdecydowano o kompleksowym wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur kosztowych.
Główny cel postawiony przed firmą wdrożeniową był jeden – zaprojektować i wdrożyć system, który da gwarancję realizacji obiegu faktur kosztowych zgodnie z wypracowanym schematem funkcjonowania organizacji i pozwoli na kontrolowanie dotrzymywania terminów płatności faktur i rozliczania podatków. Cel dodatkowy to wykorzystanie światowej platformy, co da organizacji gwarancję rozwoju platformy i bezpieczeństwa przetwarzanych w nim wrażliwych informacji.
Realizacja projektu trwała 4 miesiące. W ramach projektu, dostawca rozwiązania zaprojektował, wspólnie z przedstawicielami Klienta, model procesu obiegu faktury kosztowej. Na tej podstawie uruchomiony został obieg w systemie informatycznym na platformie Alfresco Community. W ramach wdrożenie została przygotowana integracja z systemem finansowo-księgowym. Po okresie testowania systemu, organizacja przeniosła wewnętrzny obieg faktur kosztowych do systemu Alfresco Community i całkowicie zrezygnowano z obiegu papierowego.
Cele postawione przed wykonawcą zostały osiągnięte. Raport z funkcjonowania systemu przedstawił obraz terminowego obiegu faktur i dotrzymywania terminów ich płatności. Okazało się, że wdrożenie systemu Workflow zmniejszyło do zera ilość niezasadnych, często przypadkowych wydatków, które przy zachowaniu matrycy autoryzacji, nie były już możliwe.
Obecnie firma wdraża kolejne obiegi w ramach systemu.