Nastąpił przełom – faktury przesyłane w formacie PDF już legalne.

Naczelny Sąd Administracyjny wydał wyrok dotyczący wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur.

W wyroku (sygn. akt I FSK 1444/09 z 20 maja 2010 r.), NSA uznał, że firmy mogą wystawiać faktury za pomocą programów komputerowych, wysyłać je pocztą elektroniczną w postaci plików PDF, ale ich przechowywanie musi odbywać się u odbiorcy koniecznie w formie wydruku papierowego. Pozwoli to uniknąć takich paradoksów, że księgowi aby uwiarygodnić otrzymanie od kontrahenta oryginału wydrukowanej faktury, zginają ją na trzy części, aby wyglądała na wysłaną w kopercie. Tym bardziej, że nie ma obowiązku przechowywania koperty.

Wyroki NSA są w Polsce tylko swego rodzaju wskaźnikami dla podobnych spraw rozpatrywanych przez inne sądy i nie tworzą powszechnego prawa. Tym niemniej wskazują kierunek w którym powinny iść, uwzględniające postęp technologiczny, przepisy tworzone przykładowo przez Ministerstwo Finansów.

Istotne z punktu widzenia księgowości jest to, że z datą otrzymania faktury związane są terminy odliczenia VAT naliczonego. W tym celu odbiorca pliku elektronicznego z fakturą powinien również wydrukować i zarchiwizować e-maila wraz z datą przesłania faktury. Odbiorcy faktur, którzy chcą je przechowywać tylko w formie elektronicznej, muszą stosować bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem.