Twoja firma planuje wejść na Giełdę Papierów Wartościowych? Wykorzystaj ONE Workflow do skoordynowania prac przy przygotowaniu prospektu emisyjnego.
Możliwości wykorzystania platformy ONE Workflow w zakresie wsparcia tworzenia prospektu emisyjnego daje ogromne korzyści obsługi tego skomplikowanego procesu. Wspólnie z klientem tworzymy zakres wymagań i przygotowujemy rozwiązanie spełniające jego potrzeby.
- W ramach systemu ONE Workflow, wspólnie z Klientem uruchomiamy proces przygotowania prospektu emisyjnego. Odpowiednie jego zaprojektowanie i wdrożenie, umożliwia nadzorowanie czasów realizacji poszczególnych etapów przygotowania prospektu. W trakcie realizacji omawianego procesu, istotna jest jego elastyczność na każdym etapie. W tym celu, system umożliwia stosowanie wielokrotnej opcji „konsultacja”, która pozwala skierować krok do dowolnej osoby w organizacji celem konsultacji, co spowoduje, że realizacja procesu będzie maksymalnie elastyczna, a jednocześnie nałożony zostanie reżim czasowy na każdy etap procesu. Dodatkowo odpowiednie zaplanowanie i realizacja procesu pozwala na wykonywanie wielu czynności jednoczesnych (rozgałęzienia ścieżek), co umożliwia maksymalizację wydajności czasowej realizowanego procesu.
- Wszelkiego rodzaju dokumenty utworzone w pakiecie Office lub inne, które znajdują się w archiwum dokumentów są wersjonowane, przez co każda zmiana jest odnotowywania. Użytkownik pracując nad danym dokumentem może go wyewidencjonować, co spowoduje jego zablokowanie do edycji. Pozwala to efektywnie zarządzać powstającym prospektem emisyjnym, nad którym pracuje wiele osób.
- Możliwość dostępu do systemu nie tylko przez przeglądarkę internetową, ale także poprzez foldery umożliwia naturalną pracę na plikach Office bez konieczności uruchamiania systemu. Użytkownik może otworzyć plik z poziomu folderu, dokonać w nim zmian i zapisać go, przez co automatycznie w systemie tworzy się nowa wersja dokumentu. Dodatkowo na folderach można tworzyć reguły, np.: „dla każdego pliku, który zostanie zapisany w folderze, wyślij email do wskazanych osób z informacją o dokonanej zmianie” lub „dla każdego pliku, który zostanie zapisany w folderze, uruchom Workflow”. Pozwala to pracować nad dokumentem bez zastanawiania się co dalej się z nim stanie. System dba o to, żeby odpowiednie czynności zostały wykonane.
- Oczywiście w przypadku tworzenia prospektu emisyjnego, istotne jest raportowanie z realizowanego procesu. W ramach systemu, przygotowujemy raporty – generowane automatycznie we wskazanych dniach, o postępie realizacji poszczególnych kroków procesu. Pozwoli to kontrolować terminowość prac i reagować w przypadku zagrożenia wystąpienia opóźnienia realizacji któregoś z etapów.