Personalprozesse verwalten
Arbeitszeitharmonisierung
Ein umfassendes Modul, das die Erstellung von Arbeitszeitplänen für Mitarbeiter ermöglicht, die auf Basis eines Arbeitsvertrags, eines Auftragsvertrags oder im Rahmen von Verträgen beschäftigt sind, auch wenn die Arbeit auf verschiedene Stellen oder Arbeitsorte aufgeteilt ist. Es berücksichtigt die Präferenzen des Mitarbeiters hinsichtlich der Zeiten und Tage der Nichtverfügbarkeit, auch zyklisch, sowie vorgeschlagene Zeiten für den Beginn und das Ende der Arbeit. Das Modul enthält eine Reihe von Regeln zur Arbeitszeitplanung, die sich aus dem Arbeitsrecht oder den besonderen Anforderungen der jeweiligen Organisationseinheiten (z. B. medizinischen Einrichtungen, Apotheken) ergeben. Die Anwendung der Regeln ist hinsichtlich des Gültigkeitsdatums, des Geltungsbereichs der Mitarbeiter oder der Organisationseinheiten editierbar. Die Ansicht des ausgedruckten Zeitplans ist auf die Bedürfnisse der jeweiligen Einheit zugeschnitten.
Arbeitszeiterfassung
Das Modul ermöglicht die Verfolgung und Ergänzung der Arbeitszeiterfassung. Es ist möglich, zusätzliche Erinnerungen (z. B. am Monatsende) sowie Platz für zusätzliche Informationen hinzuzufügen, falls auch die vom Mitarbeiter ausgeführten Tätigkeiten erfasst werden müssen. Das Modul bietet die Möglichkeit zur Integration mit einem Terminal zur Registrierung der Kommen- und Gehen-Zeiten der Mitarbeiter am Arbeitsplatz. Im Falle von Änderungen im Dienstplan sind diese für den Mitarbeiter sichtbar und werden in der Zeiterfassung vermerkt. Für die Abrechnung der Arbeitszeit ist die Einführung von Genehmigungspfaden sowie die Erstellung der notwendigen Berichte möglich (z. B. zur Kontrolle des Überstundenlimits).
Überstunden und Freizeitausgleich
Das Modul ermöglicht es dem Mitarbeiter, einen Antrag auf Überstunden zu stellen. Das System kann verschiedene Abrechnungsarten berücksichtigen, unter anderem Freizeitausgleich auf Antrag des Mitarbeiters, Auszahlung, Freistellung zur Kompensation. Die Pool der nicht genommenen Überstunden wird auf Grundlage der Arbeitszeiterfassung laufend aktualisiert. Die Anträge können bearbeitet, storniert und direkt vom Vorgesetzten eingereicht werden. Jeder Antrag durchläuft einen Genehmigungsprozess, und die Informationen zur Abrechnung sind für alle interessierten Parteien sichtbar, was die Kommunikation innerhalb des Unternehmens erleichtert.
Urlaub
Die Alfresco-Plattform ermöglicht es dem Mitarbeiter, Urlaubsanträge gemäß den im Arbeitsgesetzbuch verzeichneten Kategorien zu stellen. Das aus dem Urlaubsbestand resultierende Limit wird kontrolliert, und es kann ein entsprechender Genehmigungspfad zugewiesen sowie eine Integration mit dem Personal- und Lohnabrechnungssystem konfiguriert werden. Das Modul ermöglicht auch das Abrufen von Daten aus Delegationen, die Bearbeitung und Stornierung des Antrags, die Eintragung des Urlaubs in den Urlaubsplan sowie die Ansicht des Urlaubskalenders für Mitarbeiter und Vorgesetzte.
Abwesenheiten
Das Modul ermöglicht es Mitarbeitern und Vorgesetzten, verschiedene Arten von Abwesenheiten der Mitarbeiter hinzuzufügen, unter anderem Krankheiten (Abruf der Krankschreibung (L4) vom ZUS), Freistellung zur Kinderbetreuung oder Freistellung von der Arbeitsleistung. Das System sendet Benachrichtigungen mit Informationen über die beim ZUS auszufüllenden erforderlichen Anträge. Es besteht die Möglichkeit, die automatische Auslösung des Abwesenheitsprozesses zu konfigurieren, der durch eine vom Mitarbeiter an die dafür vorgesehene Telefonnummer des Kunden gesendete SMS ausgelöst wird.
Personalberichte
Die Alfresco-Plattform ermöglicht es, basierend auf den in den Alfresco-Personalmodulen geführten Daten, Berichte zu erstellen, die die Kontrolle der korrekten Abrechnungen mit den Mitarbeitern erleichtern und die Führungskräfte bei der Kostenkontrolle unterstützen. Beispielhafte Berichte, die generiert werden können, sind: Abrechnung der Arbeitsstunden, geleistete Arbeitsstunden aufgeteilt nach Einheiten, Ausfüllen der Zeiterfassung, Urlaubsbestände, Überstundenkosten, Personalengpässe. Während der Implementierung werden die Berichte an die Bedürfnisse des Kunden angepasst.
Verwaltung der Gehaltsabrechnungen
Die Verwaltung der Gehaltsabrechnungen besteht darin, den Mitarbeitern über Alfresco Berichte zur Verfügung zu stellen, die ihre Lohndaten aus den Personal- und Lohnabrechnungssystemen enthalten. Die Parameter des Berichts können an die Anforderungen des Kunden angepasst und die Druckansicht kann an die bisher verwendeten Vorlagen angeglichen werden. Die Ansicht des Registers für den Vorgesetzten beinhaltet auch die Möglichkeit der Datenfilterung.