Eine umfassende Plattform für Dokumentenumlauf, Vorgangsbearbeitung und digitale Büroprozesse
Eine korrekte Dokumentenverwaltung ist ein zentraler Bestandteil der Funktionsweise der öffentlichen Verwaltung — sie umfasst die Registrierung von Schriftstücken, die Führung von Vorgängen, die Weiterleitung von Dokumenten, die Bescheidserteilung sowie die Archivierung gemäß gesetzlichen Anforderungen. Um diesen Prozess zu standardisieren und vollständige Transparenz in Verwaltungsabläufen zu gewährleisten, wurde EZD RP entwickelt. Das System ermöglicht eine vollständige elektronische Dokumentenbearbeitung, unterstützt papierbasierte Unterlagen und integriert sich mit wichtigen nationalen Diensten.
Was ist EZD RP?
EZD RP ist ein System zur elektronischen Dokumentenverwaltung, das für öffentliche Verwaltungseinheiten in Polen entwickelt wurde. Es ermöglicht die Registrierung von Dokumenten, das Führen von Vorgängen, die Aufgabenverteilung, die Weiterleitung von Schriftstücken, die Überwachung von Fristen und die Archivierung gemäß offiziellen Vorschriften. Das System unterstützt sowohl digitale als auch papierbasierte Dokumente, integriert sich mit ePUAP sowie der nationalen Plattform e-Doręczenia und kann sowohl lokal als auch in der Cloud betrieben werden.
Zentrale Funktionen
- Elektronischer Dokumentenworkflow und Vorgangsbearbeitung
Registrierung von Schriftstücken, Vergabe von Vorgangsnummern, Aufgabenverteilung, interne Weiterleitung, Fristenmanagement und vollständige Abbildung der offiziellen Dokumentenprozesse.
- Kompatibilität mit archivischen und administrativen Vorschriften
Unterstützung von JRWA-Klassifikationen, Archivkategorien, Aufbewahrungsfristen sowie formalen Verfahren zur Speicherung und Aussonderung von Dokumenten.
- Digitale und papierbasierte Dokumentation
Verwaltung von traditioneller Post, gescannten Dokumenten, elektronischen Dateien, Metadaten und Anhängen — alles in einem einheitlichen System.
- Integration mit nationalen Diensten
Austausch von Korrespondenz und Daten über ePUAP, die e-Delivery-Plattform und andere zentrale IT-Systeme.
- Intuitive Benutzeroberflächen
Moderne, übersichtliche Ansichten für Dokumente, Vorgänge, Benutzeraktionen, Benachrichtigungen und Berichte.
- Archivierung und erweiterte Suche
Schnelles Auffinden anhand von Metadaten und Inhalten sowie vollständige Unterstützung des Dokumentenlebenszyklus — von der Erstellung bis zur Archivierung.
- Flexibles Bereitstellungsmodell
Kann sowohl auf der internen Infrastruktur einer Behörde installiert als auch in einer Cloud-Umgebung betrieben werden.
Vorteile der Nutzung von EZD RP
- Standardisierter und rechtskonformer Dokumentenworkflow
- Kürzere Bearbeitungszeiten und geringere Fehleranfälligkeit
- Volle Transparenz und Kontrolle über Verwaltungsprozesse
- Komfortable Handhabung papierbasierter und elektronischer Dokumente
- Sichere Zugriffsverwaltung und Berechtigungssteuerung
- Unterstützung der digitalen Transformation und Reduzierung von Papierverbrauch
- Integration mit nationalen öffentlichen Plattformen und externen Systemen
- Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche IT-Infrastrukturmodelle
Vollständiger Rechnungsworkflow in EZD RP
Rechnungsprozess heute vs. morgen
Dieselben Daten werden mehrfach in verschiedenen Systemen erfasst.
Status und Verantwortlichkeiten einer Rechnung sind schwer nachzuvollziehen.
Viele Systeme, unterschiedliche Interfaces, keine Einheitlichkeit.
Viele Systeme verursachen hohe Kosten für Lizenzen, Integration und Support.
Prozessänderungen sind aufwendig, Integrationen komplex und teuer.
Daten werden einmal erfasst und stehen überall zur Verfügung.
Jede Rechnung hat Status, Historie und Verantwortliche in einem System.
Alle Prozesse in EZD RP – eine Plattform, eine Logik, ein Interface.
Weniger Systeme und geringere Kosten für Lizenzen und Wartung.
Schnellere Änderungen, leichtere Integrationen, bereit für die Zukunft.
KI im Rechnungsprozess – echte Unterstützung, nicht nur Automatisierung
- Auslesen von Rechnungsdaten, auch aus Dokumenten mit geringer Qualität.
- Hohe Erkennungsgenauigkeit.
- Automatische Zuordnung von Kategorien und Buchungskonten.
- Lernen auf Basis von Unternehmensdaten.
- Vorschläge für typische Buchungen.
- Prüfung der Buchungskorrektheit.
- Erkennung von Abweichungen, Duplikaten und fehlenden Daten.
- Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften.
- Erkenntnisse auf Basis von Daten.
- Trends, Anomalien und Einsparpotenziale.