Kompleksowa platforma do obiegu dokumentów, obsługi spraw i cyfrowej kancelarii
Prawidłowe zarządzanie dokumentacją to kluczowy element funkcjonowania administracji publicznej — obejmuje rejestrację pism, prowadzenie spraw, ich przekazywanie, nadawanie decyzji oraz archiwizację zgodną z przepisami. Aby ujednolicić ten proces i zapewnić przejrzystość działań urzędów, opracowano EZD RP, system umożliwiający pełną obsługę dokumentacji w formie elektronicznej, wsparcie dla dokumentów papierowych oraz integrację z kluczowymi usługami państwowymi.
Czym jest EZD RP?
EZD-RP to system elektronicznego zarządzania dokumentacją stworzony dla jednostek administracji publicznej w Polsce. Umożliwia rejestrowanie dokumentów, prowadzenie spraw, dekretowanie, przesyłanie pism, monitorowanie terminów i archiwizację zgodnie z przepisami kancelaryjnymi. Obsługuje zarówno dokumenty cyfrowe, jak i papierowe, integruje się z ePUAP oraz e-Doręczeniami, a także wspiera model pracy lokalnej i chmurowej.
Kluczowe funkcje
- Elektroniczny obieg dokumentów i obsługa spraw
Rejestracja pism, nadawanie numerów spraw, dekretacja, przekazywanie między pracownikami, obsługa terminów i pełne odwzorowanie procesu kancelaryjnego.
- Zgodność z przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi
Wspiera JRWA, zasady klasyfikacji akt, kategorie archiwalne oraz procedury gromadzenia i wycofywania dokumentów.
- Praca z dokumentami elektronicznymi i papierowymi
Obsługa pism tradycyjnych, skanów, dokumentów elektronicznych, metadanych i załączników — wszystko w jednym systemie.
- Integracja z usługami państwowymi
Możliwość wymiany korespondencji i danych poprzez ePUAP, platformę e-Doręczeń oraz inne centralne systemy teleinformatyczne.
- Intuicyjne interfejsy użytkownika
Nowoczesne, uporządkowane widoki dla dokumentów, spraw, historii działań i raportów.
- Archiwizacja i zaawansowane wyszukiwanie
Szybkie wyszukiwanie po metadanych i treści oraz obsługa pełnego cyklu życia dokumentu.
- Elastyczny model wdrożenia
Możliwość instalacji na infrastrukturze urzędu lub pracy w środowisku chmurowym.
Zalety korzystania z EZD RP
- Ujednolicony i zgodny z prawem obieg dokumentów
- Skrócenie czasu obsługi spraw i mniejsze ryzyko błędów
- Wygodna obsługa dokumentów papierowych i elektronicznych
- Bezpieczne zarządzanie dostępem i uprawnieniami
- Wspieranie cyfryzacji urzędów oraz zmniejszenie ilości dokumentów papierowych
- Integracja z usługami krajowymi i systemami zewnętrznymi
- Dostosowanie do różnych modeli infrastruktury IT
Pełny obieg faktur w EZD RP
Obieg faktur dziś vs jutro
Te same dane wpisywane wielokrotnie w różnych systemach.
Trudno śledzić status faktury i odpowiedzialność na każdym etapie.
Wiele systemów, różne interfejsy, brak spójności i standaryzacji.
Duża liczba systemów generuje wysokie koszty licencji, integracji i wsparcia.
Zmiany procesów są czasochłonne i kosztowne, a integracje – skomplikowane.
Dane wprowadzane raz – dostępne wszędzie tam, gdzie są potrzebne.
Każda faktura ma swoją historię, status i właściciela w jednym systemie.
Wszystkie procesy w EZD RP – jedna platforma, jeden interfejs, jedna logika.
Mniej systemów, niższe koszty licencji, integracji i wsparcia technicznego.
Szybsze wdrażanie zmian, łatwiejsze integracje, gotowość na przyszłość.
AI w obiegu faktur – realne wsparcie, nie tylko automatyzacja
- Odczyt danych z faktur, także z dokumentów słabej jakości.
- Wysoka skuteczność rozpoznawania.
- Automatyczne przypisanie kategorii i kont dekretacji.
- Nauka na danych organizacji.
- Sugerowanie typowych zapisów.
- Weryfikacja poprawności zapisów.
- Wykrywanie niezgodności, duplikatów i braków.
- Zgodność z procedurami i politykami.
- Wnioski na podstawie danych.
- Trendy, anomalie i oszczędności.