e-Kancelaria
To cyfrowe rozwiązanie, które usprawnia i automatyzuje obieg dokumentów – od ich rejestracji, przez dekretację, aż po podpis i archiwizację.
Czym jest e-Kancelaria?
e-Kancelaria to kompleksowy system do elektronicznej obsługi pism przychodzących i wychodzących, w tym również spraw i korespondencji reklamacyjnej. Moduł zapewnia przejrzystość, bezpieczeństwo oraz pełną kontrolę nad cyklem życia dokumentu – niezależnie od jego formy (papierowej, mailowej czy elektronicznej).
Mapa obiegu korespondencji przychodzącej:
Poszczególne etapy procesu:
1. Wpłynięcie dokumentu do systemu
Proces rozpoczyna się od zarejestrowania dokumentu w systemie – może on zostać przesłany drogą elektroniczną (np. ePUAP, skrzynki pocztowe) lub wprowadzony manualnie na podstawie wersji papierowej. W zależności od kanału wpływu, możliwe jest wykorzystanie automatycznego importu z folderów sieciowych lub integracji ze skrzynkami pocztowymi, co zapewnia szybkość i niezawodność wprowadzenia danych do systemu.
2. Automatyczne nadanie numeru kancelaryjnego
W momencie wpływu dokumentu system automatycznie nadaje mu unikalny numer kancelaryjny zgodny z obowiązującym schematem numeracji. Numer ten pozwala jednoznacznie zidentyfikować dokument w systemie, a także śledzić jego ścieżkę obiegu.
3. Rejestracja pisma
Dokument zostaje zarejestrowany w e-Kancelarii. Pracownik uzupełnia dane takie jak: nadawca, data wpływu, tytuł dokumentu, kanał wpływu, forma (elektroniczna lub papierowa), a także inne pola wymagane przez organizację. Na tym etapie możliwe jest również przypisanie dokumentu do kategorii, zeskanowanie jego wersji papierowej oraz dodanie załączników. W razie wykrycia błędów lub braków pismo może zostać usunięte z systemu wraz z odpowiednim uzasadnieniem.
4. Wyznaczenie dekretacji dokumentu
Po zakończeniu rejestracji, jeśli dokument zostanie zaakceptowany kancelaria wybiera osobę, która otrzyma pierwsze zadanie dekretacyjne. System obsługuje cztery poziomy dekretacji(możliwość zmiany ilości poziomów):
- Dyrektor
- Zastępca dyrektora
- Kierownik
- Pracownik merytoryczny
Kancelaria może skierować dokument bezpośrednio na dowolny poziom – np. od razu do właściwego pracownika, jeśli wiadomo, kto powinien zająć się sprawą. W przypadku braku takiej wiedzy, dokument jest domyślnie kierowany do dyrektora.
5. Zadanie dekretacji dyrektora
Dyrektor otrzymuje dokument wraz z zadaniem dekretacji. Może:
- Wskazać kolejną osobę do dekretacji (np. zastępcę dyrektora, kierownika lub pracownika)
- Cofnąć dokument do kancelarii, jeśli wymaga poprawy lub korekty
System zapewnia pełną dowolność przekierowania na tym poziomie.
6. Zadanie dekretacji zastępcy dyrektora
Zastępca dyrektora otrzymuje zadanie dekretacji i może:
- Wskazać kierownika lub pracownika merytorycznego
- Cofnąć dokument na poprzedni poziom dekretacji
System ogranicza podpowiadane ścieżki w zależności od poziomu osoby dekretującej, jednak możliwa jest dekretacja na dowolnego użytkownika.
7. Zadanie dekretacji kierownika
Kierownik otrzymuje zadanie i wskazuje konkretnego pracownika w swoim dziale, który ma się zająć realizacją pisma. To ostatni poziom dekretacji – nie ma możliwości dalszego przekierowywania dokumentu, poza jego przypisaniem do osoby merytorycznej.
8. Przypisanie pisma do sprawy przez pracownika merytorycznego
Po otrzymaniu dokumentu zadaniem pracownika merytorycznego jest przypisanie go do odpowiedniej sprawy w systemie. System udostępnia funkcję wyszukiwania spraw prowadzonych w danym dziale lub przez konkretnego użytkownika – umożliwiając szybkie podpięcie pisma do istniejącego kontekstu. W przypadku braku odpowiedniej sprawy, pracownik może utworzyć nową sprawę bezpośrednio z poziomu dokumentu. Zakończenie tego kroku kończy proces dekretacji.
Dodatkowe informacje i funkcjonalności:
- Na każdym poziomie dekretacji możliwe jest cofnięcie dokumentu do poprzedniego etapu – np. dyrektor może cofnąć dokument do kancelarii, zastępca dyrektora do dyrektora itd.
- Wszystkie operacje dekretacji są rejestrowane w systemie i dostępne w historii procesu.
- Proces dekretacji jest elastyczny, umożliwia pomijanie poziomów i przekazywanie dokumentu do osoby najbardziej kompetentnej.
- Zadania dekretacyjne są automatycznie przypisywane użytkownikom wraz z powiadomieniami systemowymi.
Mapa obiegu korespondencji wychodzącej:
Poszczególne etapy procesu:
1. Rejestracja pisma wychodzącego
Proces rozpoczyna się od utworzenia nowego pisma wychodzącego, które może być zainicjowane z poziomu sprawy lub bezpośrednio z poziomu pisma przychodzącego. Tworzenie nowego pisma odbywa się na podstawie szablonów lub plików przygotowanych przez użytkowników. Po uzupełnieniu danych i treści – pismo zostaje zarejestrowane w systemie z nadaniem indywidualnego numeru kancelaryjnego. Użytkownik wybiera szablon pisma i edytuje dokument bezpośrednio w przeglądarkowym edytorze OnlyOffice (interfejs analogiczny do Microsoft Word). Gotowy dokument zostaje zapisany jako wersja robocza. Po zakończeniu edycji użytkownik inicjujący musi zaakceptować dokument. Dopiero po tej akcji możliwe jest przekazanie pisma do dalszej akceptacji.
2. Proces akceptacji utworzonego dokumentu
Po utworzeniu dokument trafia do zatwierdzenia zgodnie z wcześniej ustalonym schematem akceptacyjnym. Możliwe jest wielopoziomowe zatwierdzanie pisma – zarówno przez bezpośrednich przełożonych, jak i osoby odpowiedzialne za zgodność merytoryczną lub formalną. Jeżeli dokument zostanie cofnięty do poprawy, system umożliwia jego edycję i ponowne przesłanie do akceptacji.
3. Podpisanie utworzonego pisma
Po zaakceptowaniu pismo trafia do osoby upoważnionej do podpisu. Na tym etapie otrzymuje ona wersję dokumentu w edytowalnym formacie (np. Word) i może nanieść ostatnie poprawki lub uwagi. Po zatwierdzeniu treści generowany jest plik PDF, a system automatycznie odblokowuje przycisk umożliwiający podpisanie dokumentu. Podpis może zostać złożony za pomocą podpisu kwalifikowanego (np. DocuSign, mSzafir) lub podpisu osobistego – zgodnie z obowiązującą polityką organizacji.
4. Określenie kanału wysyłki pisma
Po podpisaniu dokument wraca do inicjatora w celu końcowej weryfikacji i wskazania sposobu wysyłki. Użytkownik może wybrać odpowiedni kanał doręczenia: wysyłkę pocztą tradycyjną, przez ePUAP, na skrzynki podawcze, systemy zewnętrzne lub jako załącznik do wiadomości e-mail.
5. Wysyłka pisma do wskazanego odbiorcy
Ostatni etap to fizyczne lub elektroniczne wysłanie pisma do adresata. Dzięki integracji z systemem rejestrowania przesyłek i ewidencji wysyłki możliwe jest pełne monitorowanie etapu doręczenia. Dokument jest przypisany do odpowiedniej sprawy i archiwizowany w systemie, wraz z informacją o sposobie i dacie wysyłki.
Korzyści z wdrożenia e-Kancelarii:
- Ujednolicenie procesów obsługi korespondencji w całej organizacji – Dzięki centralnemu systemowi zarządzania dokumentacją wszystkie jednostki organizacyjne działają według tych samych zasad, co zwiększa przejrzystość i standaryzację procesów.
- Redukcja ryzyka błędów i opóźnień dzięki automatyzacji i kontroli ścieżki dekretacji – Automatyczne przekazywanie dokumentów zgodnie z ustaloną ścieżką ogranicza ryzyko pominięcia etapu lub osoby odpowiedzialnej oraz skraca czas reakcji i decyzji.
- Pełna zgodność z procedurami kancelaryjnymi i prawnymi – System wspiera organizację w spełnieniu obowiązujących wymogów formalnych i prawnych poprzez kontrolę klasyfikacji, dekretacji i archiwizacji dokumentów.
- Łatwa identyfikacja spraw i dokumentów dzięki numeracji i przypisaniu do jednostek – Każdy dokument otrzymuje unikalny identyfikator oraz jest jednoznacznie powiązany z odpowiednim działem, co ułatwia jego szybkie odnalezienie i analizę.
- Możliwość śledzenia historii obiegu i powiązanych dokumentów w czasie rzeczywistym – Użytkownicy mają dostęp do pełnej ścieżki przepływu dokumentu oraz mogą monitorować jego aktualny status i wcześniejsze działania – co zwiększa kontrolę i transparentność procesu.