e-Procurement

Proces rozpoczyna się od zarejestrowania wniosku zakupowego na towary lub usługi przez uprawnionego pracownika. Dokument może utworzyć dowolna osoba posiadająca dostęp do systemu e-Procurement. Pole ze spółką na formularzu uzupełniane jest automatycznie na podstawie kontekstu aktualnie zalogowanego użytkownika. System umożliwia określenie kluczowych parametrów, takich jak jednostka organizacyjna, kategoria zakupu, termin realizacji, przewidywana wartość czy źródło finansowania. Formularz może zostać utworzony bezpośrednio w systemie, zaimportowany z pliku Excel lub przygotowany poprzez skopiowanie wcześniej istniejącego dokumentu. Użytkownik wprowadza podstawowe informacje, takie jak: przedmiot zakupu, jego uzasadnienie, wartość, miejsce powstawania kosztu (MPK) oraz typ wniosku. Dostępne są trzy główne rodzaje zapotrzebowań:

• standardowe (zwykłe) – dotyczy pojedynczego, konkretnego zakupu,
• cykliczne (o stałej wartości) – pozwala na definiowanie stałych, okresowych zapotrzebowań, które będą realizowane w określonym harmonogramie,
• ramowo-budżetowe – umożliwia określenie ogólnego budżetu dla danego MPK lub projektu, bez konieczności wskazywania konkretnych pozycji zakupowych na etapie jego tworzenia.

Każdy dokument otrzymuje unikalny numer, nadawany automatycznie w sposób narastający – zgodnie z konfiguracją systemu. Numeracja ta jest niezależna od numeracji zamówień, natomiast system automatycznie wiąże zapotrzebowanie z powiązanym zamówieniem w modelu jeden do jednego.

System umożliwia również dodanie dowolnej liczby załączników do danego wniosku.

Dodatkowo system ma możliwość zarządzania budżetem, przechowując budżety w dwóch rejestrach – Rejestr Budżetów oraz Rejestr Budżetów Projektów. Rejestry dostępne są dla użytkowników posiadających uprawnienia Administratora Merytorycznego.

Każde zapotrzebowanie przechodzi przez zautomatyzowany proces akceptacji, oparty o wielopoziomową macierz decyzyjną. W zależności od typu zakupu, wartości progowej czy działu, dokument trafia do odpowiednich osób decyzyjnych. Proces może być wspierany przez e-podpis (np. mSzafir) oraz system powiadomień e-mailowych i systemowych. Osoby wyznaczone do akceptacji otrzymują przypisane do nich czynności, które umożliwiają:

• zatwierdzenie dokumentu,
• odrzucenie z uzasadnieniem,
• skierowanie dokumentu do edycji (wówczas konieczne jest jego ponowne przesłanie do akceptacji).

W obrębie jednego procesu może zostać utworzonych wiele zadań akceptacyjnych. Ścieżka decyzyjna opiera się na przypisanej macierzy akceptacji – w tym przypadku zatwierdzanie może być realizowane sekwencyjnie (przez jednego lub wielu użytkowników), z możliwością pominięcia niższych poziomów, jeśli spełnione są określone warunki.

Po zakończeniu akceptacji dokument trafia z powrotem do inicjatora.

Po zatwierdzeniu wniosku zakupowego, osoba inicjująca proces może przejść do utworzenia zamówienia zakupu na podstawie wcześniej wprowadzonych danych. System automatycznie nadaje unikalny numer zamówienia oraz umożliwia jego przekazanie do dostawcy mailowo, za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej lub bezpośrednio przez integrację z systemami zewnętrznymi. Inicjator ma możliwość wydrukowania i wyeksportowania zamówienia do PDF, wg szablonu, obejmującego wszystkie podstawowe informacje. Dodatkowo system ma możliwość załączenia dodatkowych plików do zamówienia (maila).

(Zadanie Generowanie może zostać wykonane automatycznie, jeśli przy tworzeniu zapotrzebowania została zaznaczona taka opcja).

Po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi, pracownik odpowiedzialny dokonuje elektronicznego potwierdzenia odbioru. System umożliwia rejestrowanie ilości, jakości oraz daty przyjęcia. Odbiór może być bezpośrednio powiązany z dokumentem dostawy. Zakończenie tego etapu jest kluczowe, ponieważ stanowi podstawę do dalszego procesowania faktury – zwłaszcza w przypadku automatycznego powiązania jej z konkretnym zamówieniem.

Faktura po zarejestrowaniu w systemie Workflow może trafić do e-Procurement w celu powiązania jej z zamówieniem. Jeśli faktura nie zawiera przypisanego numeru zamówienia, opiekun dostawcy otrzymuje polecenie powiązania faktury. W przypadku zadania ręcznego powiązania wyświetlany jest powód dlaczego nie powiodło się powiązanie automatyczne (np. niezgodność dat, kwot). Komentarz dodany na etapie rejestracji widoczny jest dla osoby powiązującej fakturę. Istnieje możliwość dodania komentarza, który zostanie wyświetlony na zadaniu księgowania. Jeśli faktura wystawiona jest na kwotę inną niż zamówienie, Dostępna jest opcja oczekiwania na korektę faktury. Po wykonaniu powiązania faktura trafia ponownie do systemu Workflow na etap księgowania.

(Faktura może automatycznie powiązać się z zamówienie, jeśli jest zgodna pod względem wymiarów, kwot oraz terminów płatności oraz jeśli został odebrany towar dla tej faktury na zapotrzebowaniu).

Po zakończeniu dostaw i opłaceniu faktur, cały proces zostaje formalnie zamknięty. Wszystkie powiązane dokumenty – zapotrzebowania, zamówienia, dostawy, faktury i komentarze – są archiwizowane i dostępne do wglądu zgodnie z uprawnieniami użytkownika. Gdy użytkownik nie zaznaczy opcji automatycznego zamykania przy tworzeniu zamówienia system tworzy taką możliwość. Zamknięcie powoduje zakończenie procesu w Camundzie, po tym nie można już edytować i poprawiać zapotrzebowania, jest tylko do wglądu.

(Zamknięcie zamówienia może zostać wykonane automatycznie, jeśli przy tworzeniu zapotrzebowania została wybrana taka opcja. Wtedy w momencie wykorzystania całości budżetu zamówienie zamyka się).

Wszystkie dane z procesu trafiają do centralnego modułu raportowego. Użytkownicy mogą analizować przebieg zamówień, czas realizacji, zgodność budżetową, skuteczność akceptacji. System oferuje zaawansowane możliwości analityczne i raportowe. Użytkownicy mogą generować raporty cykliczne i ad-hoc dotyczące m.in. wartości zamówień, czasu realizacji, terminowości dostaw, czy aktywności użytkowników. Dane można eksportować do plików XLSX/CSV lub integrować z zewnętrznymi systemami BI.