Vertragsarchiv

Der Prozess beginnt mit dem Eingang eines Dokuments in das System. Je nach Konfiguration können verschiedene Eingangskanäle unterstützt werden: Versand per E-Mail, automatisches Einlesen aus Netzwerkordnern, Import von einem lokalen Datenträger oder dedizierte Formulare. Das Dokument wird an die zuständige Abteilung weitergeleitet und wartet dort auf die Klassifizierung. Das System erfasst das Hinzufügedatum, den Benutzer sowie den Speicherort der Datei und erstellt eine erste Arbeitsversion im Repository.

Nach dem Hinzufügen des Dokuments muss ein Benutzer der zuständigen Abteilung dessen Art festlegen. Das System bietet drei Möglichkeiten:

• Kennzeichnung des Dokuments als Hauptvertrag – dazu muss eine Dokumentenmetrik ausgefüllt werden: Vertragsart, Vertragspartner, Nummer, Wert, Laufzeit, zuständige Abteilung usw. Nach dem Speichern erhält das Dokument den Status „Beschrieben“.
• Zuordnung als Anlage zu einem bestehenden Vertrag – dabei öffnet sich eine Liste der vorhandenen Verträge innerhalb der Abteilung und das Dokument kann dem entsprechenden Vertrag zugeordnet werden. Während der Registrierung können außerdem Tags vergeben, Vertraulichkeitsstufen festgelegt und Verknüpfungen mit einem bestimmten Projekt oder Standort hergestellt werden.
• Weiterleitung an eine andere Person – diese Option wird verwendet, wenn das Dokument an den falschen Empfänger gelangt ist.

Das System speichert diese Informationen als Metadaten des Dokuments. Dadurch werden spätere Filterung, Berichterstattung sowie die automatische Zuordnung des entsprechenden Freigabeprozesses ermöglicht.

Für das beschriebene Dokument steht die Option „Zur Unterschrift weiterleiten“ zur Verfügung. Dadurch wird ein Formular für die Freigabemetrik geöffnet. Dieses enthält eine tabellarische Übersicht der Personen, die das Dokument freigeben und unterzeichnen sollen. Der Benutzer wählt die für Freigabe und Unterzeichnung zuständigen Personen aus und legt fest, ob der Freigabeprozess sequenziell oder parallel erfolgen soll. Die Auswahl erfolgt aus einer Liste von Benutzern, die der jeweiligen Abteilung oder dem jeweiligen Projekt zugeordnet sind.

Die ausgewählten Personen erhalten nacheinander Aufgaben zur Freigabe des Dokuments. Jeder Freigebende kann den Vertragsinhalt einsehen, Kommentare hinzufügen sowie das Dokument genehmigen oder ablehnen. Der gesamte Vorgang erfolgt elektronisch im System, und jede Entscheidung wird protokolliert und archiviert. Es können unterschiedliche Regeln definiert werden, z. B. die Freigabe durch alle Personen oder nur durch eine Person aus einer bestimmten Gruppe. Die vollständige Freigabehistorie ist direkt über das Dokument verfügbar.

Nach der Freigabe des Dokuments und der Freigabemetrik übermittelt das System das Dokument beispielsweise an die externe DocuSign-Plattform. Die als Unterzeichner angegebenen Personen erhalten E-Mails mit der Aufforderung zur elektronischen Signatur. DocuSign unterstützt die Einhaltung der eIDAS-Vorgaben und ermöglicht die Unterzeichnung sowohl durch interne Personen als auch durch externe Vertragspartner. Nach der Unterzeichnung wird das Dokument als „unterzeichnet“ an das System zurückgegeben, wobei die PDF-Version sichtbare Signaturinformationen enthält.

Das System überwacht automatisch den Status des Dokuments in DocuSign. Es ist ersichtlich, wer das Dokument wann geöffnet und unterzeichnet hat. Bei Verzögerungen können Erinnerungen an ausgewählte Personen versendet werden. Der Status wird im System automatisch aktualisiert, ohne dass ein Eingreifen des Benutzers erforderlich ist. Die vollständige Ereignishistorie ist im System verfügbar.

Nach Abschluss der Unterzeichnung kann der Benutzer zusätzliche Informationen ergänzen, die bei der ursprünglichen Registrierung noch nicht bekannt waren. Dazu können beispielsweise eine vom Vertragspartner vergebene Vertragsnummer, eine Registrierungsnummer in einem externen System wie ERP oder eProcurement, finanzielle Bedingungen, Abrechnungsdetails, Inkrafttretensdaten oder eine Beschreibung des Vertragsgegenstands gehören. Dieser Schritt ermöglicht eine strukturierte Dokumentation und stellt vollständige Daten für spätere Analysen und Berichte bereit.

Der letzte Schritt besteht in der dauerhaften Archivierung des Dokuments. Der Vertrag wird als freigegeben, unterzeichnet und vollständig beschrieben gekennzeichnet und anschließend im zentralen Dokumenten-Repository abgelegt. Ab diesem Zeitpunkt verhindert das System weitere Änderungen am Inhalt oder an der Dokumentenmetrik und schützt den Vertrag damit als finale Version. Das Dokument wird in das entsprechende Register übernommen und kann dort eingesehen, gefiltert und für Berichte verwendet werden. Wurde in der Vertragsmetrik ein Ablaufdatum oder eine Kündigungsfrist hinterlegt, beginnt das System automatisch mit der Überwachung dieser Fristen und der Erstellung entsprechender Erinnerungen. Das archivierte Dokument bleibt gemäß den vergebenen Berechtigungen verfügbar.