Verwaltung von Qualitätsmanagementprozessen
Prozess zur Bearbeitung von Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen
Die Alfresco-Plattform ermöglicht den Aufbau eines Prozesses zur Meldung und Bearbeitung von Nichtkonformitäten sowie zur Kontrolle der Durchführung von Korrekturmaßnahmen. Die festgestellte Nichtkonformität – ein Fehler, eine Störung, ein Unfall – kann von einem Mitarbeiter oder einem Auditor gemeldet werden. Das Meldeformular kann an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden. Der Analyseprozess und die Beschreibung der Ursachen für das Auftreten der Nichtkonformität sowie die angegebenen Korrekturmaßnahmen werden in Bezug auf die Meldung registriert. Alle Informationen über den Ablauf des Prozesses sind in der Meldung sichtbar.
Die im Unternehmen für das Qualitätsmanagementsystem verantwortliche Person hat die Möglichkeit, die Aufgabe zur Ergänzung zurückzusenden oder eine Entscheidung über die Einstellung der Maßnahmen zu treffen. Der Workflow der Meldung, mögliche Genehmigungen und Phasen werden mit dem Kunden während der Vorimplementierungsanalyse festgelegt. Das Qualitätsmanagementmodul wird individuell an die im Unternehmen geltenden Regeln angepasst.
Die geplanten Korrektur- oder Vorbeugungsmaßnahmen können konkreten Personen zugewiesen und ihr Ablauf im Alfresco-Modul gespeichert werden. Es ist eine Benachrichtigungsoption für überfällige Aufgaben verfügbar. Ein Pfad zur Überprüfung und Genehmigung der Aufgaben ist aufgebaut, was es ermöglicht, deren Korrektheit und die fristgerechte Ausführung zu überprüfen. Zusätzlich kann im System die Bewertung der Wirksamkeit der durchgeführten Korrekturmaßnahmen geplant werden. Aus den registrierten Nichtkonformitäten kann ein Bericht erstellt werden.
Qualitätsdokumentenmanagement und Audits
Die Alfresco-Plattform kann als Repository für Dokumente wie Verfahren und Anweisungen dienen. Bei der Erstellung der Dokumentation wird die Versionierung verwendet, was die Kontrolle der in die Verfahren eingeführten Änderungen ermöglicht. Es ist möglich, Vorlagen und Versionen für verschiedene Einheiten im Unternehmen zu generieren. Neue Verfahren können genehmigt werden, und anschließend wird eine Information an die entsprechenden Mitarbeiter gesendet, die die Notwendigkeit der Kenntnisnahme des Verfahrens beinhaltet. Im System wird ein Bericht mit einer Liste der Personen generiert, die die Verfahren zur Kenntnis genommen und akzeptiert haben. Für einen Satz aktueller Verfahren und Anweisungen kann ein Dokumentenpaket generiert werden, das zum Versenden als Anhang bereit ist. Das Dokumentenmanagementmodul in Alfresco bietet auch die Funktionalität eines Zeitplans für die Dokumentenkontrolle, zusammen mit Erinnerungen und Rückmeldungen, die in den entsprechenden Registern gespeichert werden.
Das System ermöglicht die Erstellung jährlicher Auditpläne. Die Bearbeitung eines solchen Dokuments kann auf die im Unternehmen für das Qualitätsmanagementsystem verantwortliche Person beschränkt werden. Für jedes Audit kann eine Reihe von Tätigkeiten durchgeführt werden – Auditoren benennen, Umfänge festlegen, erforderliche Genehmigungen einholen und die Dokumentation vorbereiten.