Archivierungsverwaltung

Die Alfresco-Plattform erleichtert den Prozess der Archivierung von Papierdokumenten erheblich. Im Falle der eingehenden Korrespondenz ist es möglich, die Dokumente mit Barcodes zu kennzeichnen. Nach dem Scannen und der Übertragung des Dokuments in elektronischer Form in das System erfolgt der weitere Dokumentenumlauf elektronisch. Das Papierdokument kann in speziellen Ordnern aufbewahrt werden, wobei die Reihenfolge und eine Liste der in der jeweiligen Sammlung enthaltenen Barcodes beibehalten werden. Nach dem Füllen des Ordners kann dieser unter Beibehaltung der Inhaltsinformationen an das Archiv übergeben werden – alle darin enthaltenen Dokumente sind ihm zugeordnet. Bei Dokumenten, die nicht archiviert werden müssen, wird das Original nach dem Scannen an die verantwortliche Person übergeben. Im System können Informationen über den physischen Speicherort des Originaldokuments gespeichert werden.

Im Falle der elektronisch versendeten Korrespondenz wird diese als E-Mail zusammen mit dem angehängten Dokument, das an die entsprechende E-Mail-Adresse des Empfängers gesendet wurde, archiviert.

Die Alfresco-Plattform kann auch als Archiv für andere Arten von Dokumenten dienen, nicht nur für Korrespondenz. Es ist möglich, ein Repository für Verträge, Anordnungen oder in dem Unternehmen geltende Verfahren zu erstellen. In jedem Fall hat der Administrator die Möglichkeit, Berechtigungen für die entsprechenden Bereiche zuzuweisen, zudem ist eine erweiterte Filterung verfügbar, die das Durchsuchen einer großen Anzahl von Dokumenten erleichtert.