Dokumenten-Workflow-Automatisierung
Die auf der Alfresco-Plattform aufgebaute Automatisierung des Dokumenten-Workflows ermöglicht die Übermittlung und Verarbeitung von Dokumenten in der Organisation. Die Automatisierung dieser Prozesse führt zur Eliminierung von Fehlern und zur Verkürzung der Dokumentenverarbeitungszeit, was zur Optimierung der Geschäftsprozesse und zur Steigerung der Arbeitseffizienz beiträgt. Dokumente können mithilfe der integrierten OCR-Funktion in das System eingegeben werden. Für wiederkehrende Korrespondenz können Regeln zur automatischen Klassifizierung und Weiterleitung an die entsprechenden Personen erstellt werden. Die Dokumentenverarbeitung ermöglicht die Kennzeichnung sensibler Daten und deren Maskierung. Basierend auf zuvor verwendeten Regeln kann das System Regeln zur Vorschlagserstellung für die nächste Person im Prozess erstellen.
Der Prozess der Automatisierung des Dokumenten-Workflows auf der Alfresco-Plattform kann folgende Phasen umfassen:
- Annahme/Eingabe des Dokuments,
- Verifizierung des Dokuments,
- Zuweisung an die Person im Prozess,
- Verifizierung und Genehmigung durch die verantwortliche Person,
- Fortsetzung der Dokumentenverarbeitung in den einzelnen Phasen,
- Abschluss des Prozesses und weiteres Vorgehen mit dem genehmigten Dokument (zum Beispiel Übermittlung an das Finanz- und Rechnungswesenprogramm, Übermittlung an das Personalsystem, Archivierung).