Integration von Alfresco mit EZD RP
Alfresco führt in EZD RP Funktionen für Dateiverwaltung, Versionskontrolle und Inhaltssicherheit ein. Anstatt ein Dokument als statischen Anhang zur Akteneinheit zu behandeln, erstellt das System ein zentrales Repository, in dem jede Version, jede Operation und jede Aufbewahrungsregel dokumentiert bleibt. Dokumente, die aus EZD RP abgelegt werden, landen in einem einzigen, konsistenten Speicher, während ihre Historie, Berechtigungen und Aufbewahrungsrichtlinien nach einheitlichen Regeln funktionieren — unabhängig davon, wer sie erstellt hat oder in welchem Modul sie verarbeitet wurden.
Das System ergänzt die Logik der Vorgänge um Funktionen, die für moderne Inhaltsverwaltung grundlegend sind: Online-Vorschau, automatische Versionierung, Berechtigungssteuerung, Repository-Regeln und Audit der durchgeführten Operationen. Die Integration mit EZD RP erfolgt über die Standards CMIS und REST, sodass Dokumente ihre Verknüpfungen zu Metadaten, Prozessen oder Fallhistorien nicht verlieren.
Wesentliche Alfresco-Funktionen in der Integration mit EZD RP
- Versionsverwaltung und Änderungshistorie von Dokumenten
- Online-Vorschau und Miniaturgenerierung
- Regeln für Aufbewahrung und Archivierung
- Berechtigungssteuerung auf Datei- und Versionsebene
- CMIS / REST / WebDAV Interoperabilität
Die Online-Vorschau ermöglicht das schnelle Öffnen von Dokumenten ohne deren Herunterladen und unterstützt so die Arbeit in verschiedenen Modulen des Systems. Die automatische Versionierung stellt sicher, dass jede Änderung als neue Version gespeichert wird, wodurch Nutzerinnen und Nutzer die Modifikationshistorie nachvollziehen können. Die Berechtigungsverwaltung erlaubt es, präzise zu definieren, wer Inhalte einsehen, bearbeiten oder freigeben darf. Repository-Regeln bestimmen die Art der Speicherung, Klassifizierung und des Lebenszyklus von Dokumenten und gewährleisten damit organisatorische Konsistenz. Das Betriebs-Audit erfasst sämtliche Aktionen, die an Dateien durchgeführt werden, ermöglicht eine vollständige Rekonstruktion des Dokumentverlaufs und erhöht die Transparenz im Content-Management.
Skalierung des Repositorys entsprechend dem Datenvolumen
Das Wachstum von Dokumenten und operativen Daten erfolgt in der Regel schneller als infrastrukturelle Anpassungen. Daher sind Lösungen erforderlich, die eine Skalierung der Speicherkapazitäten ermöglichen, ohne laufende Prozesse zu beeinträchtigen. Alfresco löst dieses Problem, indem Speicherbereiche in logische Segmente getrennt werden. Objekte mit kurzer Lebensdauer können in schnellen SSD-Speichern abgelegt werden, während Archivdokumente in Objektspeicher oder kostengünstigere Medien verschoben werden. Alles geschieht automatisch anhand von Regeln, die von der Institution definiert werden. Eine Datei durchläuft ihren Lebenszyklus — vom Arbeitsdokument, über das finale Dokument bis hin zum Archiv — ohne Benutzereingriff und ohne Verlust der Verknüpfungen zu EZD-RP-Registern.
Mechanismen zum Schutz von Dokumenten
Für endgültige Dokumente ermöglicht das System Sperren, die ihre Bearbeitung verhindern. Zusätzlich kann für Unterlagen, die Verwaltungs-, Kontroll- oder Gerichtsverfahren unterliegen, der Mechanismus des Legal Hold aktiviert werden. Dieser bewirkt eine temporäre Aussetzung von Löschung, Archivierung oder automatischer Verarbeitung, unabhängig von geltenden Aufbewahrungsregeln oder Systemzeitplänen.
Während des Legal-Hold-Zeitraums ist das Dokument ausschließlich zur Einsicht und Analyse verfügbar, jedoch ohne Möglichkeit der Änderung, Übertragung oder Löschung. Alle Versuche, diese Sperre zu verletzen — einschließlich Bearbeitungsversuchen, Rechteänderungen, Überarbeitung von Versionen oder physischer Löschung — werden im Auditprotokoll festgehalten.
Dieser Mechanismus reduziert das Risiko unbefugter Eingriffe in den Dokumentinhalt, unbeabsichtigter Löschung oder Änderungen an Archivversionen und gewährleistet die Integrität der Beweisdokumente während des gesamten Verfahrens.
Funktionale Nutzung des Dokumentinhalts im Repository
Das Repository ist kein passiver Speicherplatz. Dokumente können ohne Herunterladen angezeigt, annotiert, zwischen Versionen verglichen und in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden — durch Integration mit OnlyOffice Community Edition. Für Unterlagen ohne Textschicht steht OCR-Verarbeitung zur Verfügung, wodurch auch Scans und historische Dokumente in den Arbeitsfluss einbezogen werden können. Dieser Ansatz ermöglicht es den Nutzenden, in einer einzigen Umgebung zu arbeiten, ohne zwischen Anwendungen zu wechseln oder Arbeitsschritte außerhalb von EZD RP durchzuführen.
Integration in mehreren Betriebsmodi
Das Repository stellt Inhalte über verschiedene Schnittstellen bereit: CMIS, REST API, WebDAV sowie Ereignismechanismen. Dadurch bleiben Dokumente innerhalb der Organisation einheitlich, während der Zugriffsweg an die Systeme und Dienste angepasst werden kann, die sie nutzen — Prozess-Engines, KI-Werkzeuge, Reporting-Services oder Automatisierungsabläufe.
Dokumente im Einsatz
Die Browser-Vorschau ermöglicht eine schnelle Einsicht in Inhalte ohne das Herunterladen der Datei. Nutzerinnen und Nutzer können die aktuelle Version einsehen, zu älteren Versionen zurückkehren, Kommentare oder Anmerkungen hinzufügen. Die Erweiterungen von OnlyOffice Community Edition ermöglichen die gemeinsame Bearbeitung von DOCX- oder XLSX-Dokumenten in einem Fenster unter Beibehaltung der automatischen Versionierung und vollständigen Änderungshistorie. In jeder Phase arbeitet die Person im System — und nicht außerhalb davon.
Repository für langfristige Nutzung
Die Community Edition ermöglicht den Einsatz von Alfresco ohne Lizenzkosten. BeOne stellt Installation, Konfiguration, Sicherheitsupdates und Wartung bereit, sodass die Institution nicht allein mit Open-Source-Software bleibt. In dieser Architektur wird das Repository nicht nur zu einem Speicherort für Dateien, sondern zu einem dauerhaften Bestandteil der EZD-RP-Umgebung — entwickelt im Tempo der Organisation und nicht im Rhythmus eines Lizenzanbieters.