Integration von n8n mit EZD RP
n8n ist eine offene Plattform zur Erstellung von Integrations- und Automatisierungsabläufen per Drag & Drop. In Kombination mit EZD RP ermöglicht sie die Automatisierung unterstützender Aufgaben wie:
- Übertragung von Dateien in das Repository
- Aktualisierung von Metadaten
- Abwicklung von Sendungen (z. B. e-Nadawca)
- Abruf von Bestätigungen / EPO und Generierung von Benachrichtigungen
Die Workflows laufen lokal (On-Premise) und sind vollständig auditierbar.
Zentrale Funktionen von n8n
- Die grafische Erstellung von Automatisierungsabläufen ermöglicht es, Szenarien abzubilden, die der tatsächlichen Arbeit von Kanzleien, Sekretariaten und fachlichen Abteilungen entsprechen. Jeder Prozess kann beliebig erweitert, verknüpft und angepasst werden – ohne Eingriffe in EZD RP.
- Hundertfach verfügbare, vorgefertigte Konnektoren ermöglichen die Anbindung an Postdienste, Datenbanken, Dokumenten-Repositorys, ERP-Systeme sowie OCR- und KI-Werkzeuge.
- Dadurch kann EZD RP schnell mit der IT-Umgebung der Institution verbunden werden, ohne teure, individuell entwickelte Module einzusetzen.
- Mechanismen zur Wiederholung fehlgeschlagener Schritte und zur Fehlerbehandlung gewährleisten einen stabilen Betrieb. Antwortet ein externer Dienst nicht, setzt n8n den Vorgang automatisch fort, protokolliert die Ursache und informiert die zuständigen Personen – ohne Datenverlust oder abgebrochene Operationen.
- Jeder Schritt in einem Automatisierungsablauf ist nachvollziehbar – von der Datenabfrage bis zur Ablage im Repository. Dies ist besonders relevant für interne Kontrollen, Audits und Qualitätssicherung.
- Die Reduzierung manueller Tätigkeiten bei der Bearbeitung von Korrespondenz und Registern minimiert Fehler und ermöglicht es Mitarbeitenden, sich auf fachliche Aufgaben zu konzentrieren statt auf technische Routinen.
Automatisierung im Hintergrund
n8n führt Systemoperationen kontinuierlich aus, unabhängig von Uhrzeiten oder der Anwesenheit von Benutzerinnen und Benutzern.
Dies gilt sowohl für die Bearbeitung von Korrespondenz als auch für technische Aufgaben wie das Abrufen von Versandbestätigungen, das Aktualisieren von Sendungsstatus, das Ergänzen von Metadaten, das Verarbeiten von Dateien oder das Ablegen von Dokumenten in Repositories.
Prozesse werden zeitgesteuert oder ereignisgesteuert ausgeführt und erfordern keine Interaktion der Anwenderinnen und Anwender.
Das Ergebnis sind fertige Daten oder Dokumente, die im EZD RP sichtbar sind – ohne dass Beschäftigte einzelne technische Schritte ausführen müssen: kein Einloggen in e-Nadawca, kein Herunterladen von Dateien, kein manuelles Markieren von Sendungen, kein Verschieben von Dateien zwischen Ordnern.
Sicherheit und Übereinstimmung mit Anforderungen öffentlicher Einrichtungen
Die Plattform n8n wird innerhalb der Infrastruktur der Organisation betrieben (On-Premise).
Dadurch findet die Datenverarbeitung ausschließlich im lokalen IT-System der Einrichtung statt und erfüllt die Sicherheitsanforderungen des öffentlichen Sektors.
Alle Workflows sowie Ein- und Ausgabedaten können auditierbar gespeichert werden, und die Protokolle der Abläufe werden wie Serverlogs des Hauptsystems verwaltet.
Die Lösung unterstützt Grundsätze der Risiko-Minimierung und vollständigen Datenkontrolle – entscheidend für Dokumente mit personenbezogenen Daten, Verwaltungsinformationen oder dienstlich vertraulichen Inhalten.
Integracje bez blokad technologicznych
n8n ermöglicht die Anbindung an zahlreiche Dienste und Systeme, ohne dedizierte Module oder Erweiterungen zu benötigen, die an einen einzelnen Hersteller gebunden sind.
Integrationsabläufe werden grafisch erstellt und können auf hunderte vorgefertigte Konnektoren zurückgreifen: Dokumenten-Repositories, Prozess-Engines, Datenbanken, Post-APIs, staatliche Dienste und Analyse-Tools. Damit lassen sich Integrationen schrittweise erweitern und an die sich verändernden Anforderungen der Organisation anpassen. Die Erstellung neuer Automatisierungen erfordert keine Ausschreibungen und keine Entwicklung spezieller Software – es genügt, den Ablauf zu definieren und die Datenregeln festzulegen. Die Plattform eliminiert Vendor Lock-In: die Prozesslogik verbleibt vollständig bei der Institution, und die Konfiguration kann sowohl von Administratoren als auch von technischen Teams geändert werden, die für den Betrieb des Systems verantwortlich sind.