Korrespondenzverwaltung
Die Implementierung eines Systems zur Abwicklung des Schriftverkehrs bringt dem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, sowohl im Bereich der Kommunikation als auch der Arbeitsqualität. Die Einschränkung oder sogar Eliminierung des Papierumlaufs führt zu einer schnelleren Zustellung der Korrespondenz an die Empfänger innerhalb des Unternehmens und somit zur Beschleunigung von Geschäftsprozessen, Entscheidungsfindungen und Fragen der Zahlungsabwicklung, was sich direkt auf die Reduzierung unnötiger Kosten auswirkt (Zinsen für unbezahlte Rechnungen oder ungerechtfertigte Ausgaben).
Die eingehende Korrespondenz kann gescannt und automatisch innerhalb der Organisation weitergeleitet werden, wobei gleichzeitig die Möglichkeit zur Erstellung und Verwaltung von Archiven dieser Dokumente gewährleistet ist. Dies betrifft sowohl eingehende Papierpost als auch elektronische Korrespondenz. Die E-Mail-Korrespondenz wird registriert und unnötige Anhänge werden gelöscht. Das System ermöglicht die Verknüpfung von Dokumenten mit Fällen, was ein vollständiges Bild des Realisierungsstatus, einen transparenten Freigabepfad und die in den einzelnen Fällen getroffenen Entscheidungen liefert. Die Alfresco-Plattform ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Register und deren eingehender Korrespondenz in einer Organisation. Dank der Integration mit Systemen, die Lieferantenregister enthalten, können Teile der Dokumentendaten aus externen Systemen abgerufen werden – zum Beispiel Lieferantendaten aus der Datenbank des Finanz- und Rechnungswesenprogramms auf der Grundlage der NIP-Nummer.
Das Korrespondenzverwaltungsmodul umfasst auch die ausgehende Post. Dies beschleunigt die Arbeit der Mitarbeiter, die für die Vorbereitung der Korrespondenz zum Versand zuständig sind. Die Alfresco-Plattform ermöglicht die Integration mit den Systemen von Kurierunternehmen sowie dem E-Nadawca-System der polnischen Post, was z. B. die automatische Registrierung der versendeten Schreiben erlaubt. Es ermöglicht auch die Erstellung von Abrechnungsübersichten für bestellte Sendungen. Das Modul beinhaltet die Unterstützung der Serienkorrespondenz – es ist möglich, Werte aus einer XLS-Datei abzurufen – sowie die Unterstützung der elektronischen Korrespondenz, was die Archivierung von E-Mails zusammen mit Anhängen einschließt.
Die Benutzeroberfläche wurde unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Arbeit in einer Organisation entwickelt und gewährleistet eine intuitive Bedienung und einen schnellen Zugriff auf alle Funktionen. Das System bietet außerdem angemessene Sicherheitsvorkehrungen, um die Vertraulichkeit von Dokumenten zu gewährleisten und den Zugriff ausschließlich auf autorisierte Benutzer zu beschränken. Unser System ermöglicht eine effiziente Verwaltung der extern vergebenen Aufgaben und die Überwachung ihrer Ausführung. Benutzer können den Projektfortschritt und die Fristen verfolgen, was ein effizientes Zeit- und Ressourcenmanagement ermöglicht. Die Integration mit Dokumentenregistern und Workflow-Prozessen ist ein weiterer Vorteil unseres Systems. Dies ermöglicht die Automatisierung vieler Prozesse, wie z. B. der Reklamationsbearbeitung, was die tägliche Arbeit der Organisation beschleunigt und optimiert.