E-Mail-Postfächer

Diese Erweiterung ist ein effektives Tool, das den Import sowie die Verwaltung der E-Mail-Korrespondenz direkt im System automatisiert. Sie ermöglicht den Massendownload von Nachrichten und Anhängen, was die manuelle Übertragung von Informationen überflüssig macht und den Bearbeitungsprozess beschleunigt.

Wichtige Merkmale der Erweiterung:

Automatischer Import von E-Mails und Anhängen – Das Modul kann dedizierte E-Mail-Postfächer scannen – z. B. die des Sekretariats oder des Kundensupports – und Nachrichten samt Anhängen direkt in das System abrufen. Der Import erfolgt zyklisch und ermöglicht die schnelle Überführung der Korrespondenz in den Workflow.
Unterstützung mehrerer Postfächer und Kanalisierung – Es ist möglich, verschiedene E-Mail-Postfächer für unterschiedliche Workflows zu konfigurieren – z. B. für die E-Kanzlei, die Reklamationsbearbeitung oder E-Procurement. Dadurch gelangt jede Nachricht in den richtigen Prozess oder die richtige Abteilung, ohne dass eine manuelle Sortierung erforderlich ist.
Integration in Workflow und Register – Importierte E-Mails können sofort dem Dokumenten-Workflow zugewiesen werden – z. B. um Prozesse zu starten, Kanzleinummern zu vergeben oder sie mit einem bereits erfassten Vorgang zu verknüpfen. Dies eliminiert die manuelle Dateneingabe und reduziert die Reaktionszeit.
Sichere Speicherung und Nachverfolgung – Die Nachrichten samt Anhängen werden in einem sicheren Dokumenten-Repository gespeichert, mit vollständigem Metadatenregister und Zugriffshistorie. Dies gewährleistet Transparenz, Auditfähigkeit und die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien.
Filterung und Routing-Regeln – Administratoren können Regeln festlegen, die E-Mails basierend auf dem Absender, dem Betreff oder Schlüsselwörtern an die entsprechenden Verzeichnisse oder Prozesse weiterleiten. Diese automatische Sortierung erleichtert die Vorbereitung der Korrespondenz für die weitere Bearbeitung.