Elektronisches Dokumentenmanagement auf der Alfresco-Plattform

Als Antwort auf die dynamische Entwicklung von Unternehmen und Organisationen, die effektive Werkzeuge für die Verwaltung von Dokumenten und Geschäftsprozessen benötigen, präsentieren wir ein innovatives Elektronisches Dokumentenmanagement-System (EDMS), integriert in die renommierte Alfresco-Plattform. EDMS ist eine umfassende Lösung, die nicht nur die tägliche Arbeit in Anwaltskanzleien verbessert, sondern auch die Prozesse der Postbearbeitung, Fallverwaltung und Dokumentenarchivierung optimal unterstützt.

Hauptfunktionen von Elektronisches Dokumentenmanagement auf der Alfresco-Plattform:

Die Fähigkeit, gleichzeitig an mehreren Arbeitsplätzen zu arbeiten, bietet Flexibilität und Effizienz für große Teams und ermöglicht es ihnen, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen.
Die Verarbeitung einer großen Anzahl sowohl eingehender als auch ausgehender Dokumente ermöglicht ein effizientes Korrespondenzmanagement auf verschiedenen Organisationsebenen
Gesteuerter Zugriff auf einzelne Module und Prozesse durch die Zuweisung von Berechtigungen durch den Systemadministrator, was die Datensicherheit gewährleistet und die Anpassung der Arbeitsoberfläche an die spezifischen Bedürfnisse einzelner Benutzer ermöglicht.
Fähigkeit zur dynamischen Erweiterung durch zusätzliche Module, wodurch Organisationen das System an sich ändernde Geschäftsanforderungen anpassen können. Die Integration mit wichtigen Systemen wie ePUAP, e-Delivery oder Postsystemen (z. B. ePO) steigert die Betriebseffizienz und ermöglicht Konsistenz beim Informationsaustausch.
Die Nutzung qualifizierter elektronischer Signaturen sowie die Möglichkeit, Dokumente in Form von Paraphe, Annahme und Genehmigung zu unterzeichnen, garantiert Sicherheit und die Einhaltung der geltenden Vorschriften.
Aufbau des Systems auf einer offenen, freien Lizenz, die nicht nur Lizenzkosten eliminiert, sondern auch eine effiziente Weiterentwicklung und Anpassung ermöglicht, was im Hinblick auf die langfristige Entwicklung und Anpassung des Systems an sich wandelnde Anforderungen wichtig ist.
Erfassung von Vorgängen im System auf eine Weise, die den Benutzer und die Art des Vorgangs in der Zeitleiste identifiziert. Das System generiert außerdem automatische E-Mail-Benachrichtigungen, die die Effizienz der Abläufe unterstützen, insbesondere im Hinblick auf Abgänge, Fristen und Genehmigungsprozesse.
Die EDMS erfüllt vollständig den IT-Sicherheitsstandard und gewährleistet Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Authentizität, Verantwortlichkeit und Nichtabstreitbarkeit der Daten. Die BPM-Geschäftsprozessmodellierungs-Engine ermöglicht es Organisationen darüber hinaus, Prozesse innerhalb des Systems effektiv zu steuern und zu optimieren.

Unterstützung für die Kanzlei, Kanzleipunkte und das Sekretariat

Das Modul Unterstützung der Kanzlei, Kanzleipunkte und Sekretariat ist ein fortschrittlicher Bestandteil des EDMS, das die Registrierung eingehender Post aus verschiedenen Quellen automatisiert, die Erstellung einer Datenbank von Empfängern ermöglicht und die effektive Verwaltung ausgehender Korrespondenz unterstützt. Dank der Funktion der chronologischen Sortierung können Dokumente nach dem Zeitpunkt des Eingangs organisiert werden, während erweiterte Scanfunktionen und die Integration mit verschiedenen Scannern die Verarbeitung von Papierdokumenten erleichtern. Darüber hinaus erlaubt das Modul die Erfassung von E-Mails, die außerhalb des Systems versendet werden, und bietet so eine umfassende Kontrolle über die Korrespondenz der Organisation. Integrierte Werkzeuge, wie das Drucken von Empfangsbestätigungen und die Kennzeichnung von Dokumenten mit Barcodes, machen das Modul zu einer unverzichtbaren Unterstützung für die effiziente Bearbeitung von Poststellen und Kanzleipunkten, wodurch die Bearbeitungszeit verkürzt und die Gesamteffizienz erhöht wird.

Registrierung von Briefen

Die Decretierung von Briefen ist eine fortschrittliche Funktion des EDMS, die eine effektive Verteilung eingehender Briefe innerhalb der Organisation ermöglicht. Das System erlaubt eine dynamische Decretierung durch die Kanzlei sowie eine anschließende Decretierung durch autorisierte Personen. Die Funktion der kollektiven Decretierung erleichtert die Gruppierung von Sendungen, und das System stellt sicher, dass überprüft wird, an wen eine bestimmte Sendung decretiert wurde. Darüber hinaus ermöglicht das System nur der decretierenden Stelle, eine Decretierung rückgängig zu machen oder zu ändern, wobei eine Begründung erforderlich ist, und gewährt Zugriff auf die Decretierungshistorie, wodurch Änderungen und getroffene Entscheidungen leichter nachverfolgt werden können. Dies reduziert die Entscheidungszeiten und erhöht die Effizienz der Briefverwaltung innerhalb der Organisation.

Fallmanagement

Das Fallmanagement-Modul ist ein umfassendes Werkzeug, das die Verwaltung des Prozesses der Erstellung, Kategorisierung und Pflege von Fällen in einer Organisation optimiert. Das System ermöglicht die flexible Einführung der Einheitlichen Nomenklatur-Liste der Akten (JRWA) und die Anlage von Fällen basierend auf verschiedenen Quellen, wie z. B. eingehender externer Post oder interner Korrespondenz. Benutzer können Fallnummern automatisch oder manuell zuweisen, Archivkategorien dynamisch verwalten und Dokumente flexibel übertragen. Das System erlaubt außerdem die Gruppierung von Dokumenten, und Funktionen wie Neuzuweisung, Löschung der Fallmarkierung oder Festlegung des Status erleichtern zusätzlich den Bearbeitungsprozess. Bezüglich der Dokumentenerstellung ermöglicht das System das Anfertigen von Schreiben mithilfe von Vorlagen, das Hinzufügen von Dokumenten von der lokalen Festplatte sowie die Versionierung erstellter Dokumente. Das Fallmanagement integriert Prozesse, verkürzt Bearbeitungszeiten und steigert die Gesamteffizienz der Dokumentenverwaltung.

Dokumentenarchivierung

Die Dokumentenarchivierung ist eine Funktionalität, die die Erstellung von Archivpaketen und deren Übertragung, beispielsweise an das Nationalarchiv, ermöglicht. Dank dieses Moduls können Systembenutzer die Dokumentenarchivierung effektiv verwalten und konsistente Pakete erstellen, die für die Übergabe an das Archiv bereit sind. Dieses Tool konzentriert sich darauf, den Archivierungsprozess zu vereinfachen, was zu einer besseren Organisation und einem reibungslosen Transfer der Dokumentation an die zuständigen Institutionen führt.

Systemschulung

BeOne bietet professionelle Schulungen zur Nutzung des EDMS an. Die Schulungen werden effizient und klar strukturiert durchgeführt, sodass alle Benutzer die notwendigen Fähigkeiten erwerben können, um jedes Element des Systems effektiv zu nutzen. Zusätzlich werden umfangreiche Schulungsmaterialien bereitgestellt, die die Benutzer bei der Arbeit mit dem EDMS unterstützen und es ihnen ermöglichen, das Potenzial der angebotenen Funktionen optimal auszuschöpfen.

Implementation schedulImplementierungsplan und technische Anforderungene and technical requirements

Wir gehen auf die individuellen Bedürfnisse jedes Kunden ein, indem wir einen personalisierten Implementierungsplan für das EDMS und maßgeschneiderte technische Anforderungen anbieten. Unser Ansatz basiert auf einem tiefen Verständnis der Besonderheiten jeder Organisation, was es uns ermöglicht, das System so anzupassen, dass es spezifische Erwartungen und geschäftliche Ziele erfüllt. Dadurch erhält Ihre Organisation nicht nur eine fertige Lösung, sondern beteiligt sich auch aktiv am Prozess der Erstellung und Gestaltung des Systems nach ihren eigenen Präferenzen.

Führen Sie gemeinsam mit uns nicht nur ein modernes Tool in Ihrer Organisation ein, sondern erleben Sie auch einen dynamischen Implementierungsprozess, der auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Unser personalisierter Ansatz reduziert nicht nur unnötige Kosten und Zeitaufwände, sondern stellt auch sicher, dass das EDMS zu einem integralen Bestandteil Ihres täglichen Betriebs wird und Ihre Organisation effektiver und effizienter macht. Wir bieten nicht nur moderne Lösungen, sondern auch eine Partnerschaft, die auf Verständnis und einem gemeinsamen Engagement für den Erfolg basiert.