Regelverwaltung
Das Modul zur Verwaltung von Dokumentenfreigaberegeln ermöglicht die Definition und Verwaltung mehrstufiger Genehmigungspfade für Finanzdokumente (z. B. Rechnungen), basierend auf einer konfigurierbaren Regelmatrix, die jeder Gesellschaft im System individuell zugewiesen ist.
Für jede Gesellschaft wird eine separate Matrix erstellt, die eine Reihe von Bedingungen und die entsprechenden Genehmigungsstufen enthält. Die Zeilen in der Matrix können unter anderem den Gesellschaftscode, die Kostenart, die Kostenstellennummer (MPK), das Projekt, Betragsspannen, Genehmigungsstufen, Listen der Genehmiger sowie die Anzahl der erforderlichen Genehmigungen auf jeder Stufe umfassen.
Das Modul arbeitet automatisch – nach der Registrierung eines Dokuments sucht das System in der Matrix die entsprechende Zeile basierend auf Daten wie Kostenart, Nettowert, Projekt oder Kostenstellennummer (MPK). Auf dieser Grundlage wird der Genehmigungspfad festgelegt und die Aufgaben werden an die angegebenen Benutzer weitergeleitet. Die Reihenfolge der Suchkriterien kann konfiguriert werden – der Administrator kann z. B. die Priorität auf Kostenstellennummer (MPK), dann auf die Kostenart und schließlich auf das Projekt festlegen.
Ein integraler Bestandteil des Moduls ist der Matrix-Editor, der die Verwaltung von Einträgen – deren Erstellung, Bearbeitung und Löschung –, die Aktualisierung von Kostenarten, die Zuweisung von Genehmigern, die Definition von Suchregeln sowie die Überprüfung archivierter Matrixversionen ermöglicht. Dadurch können Organisationen die Genehmigungsprozesse flexibel an ihre Strukturen und Bedürfnisse anpassen.
Das Modul findet Anwendung in Finanzprozessen, die Compliance, Transparenz und Automatisierung erfordern, wobei es gleichzeitig die volle Kontrolle über den Verlauf und die Historie der Genehmigungsentscheidungen gewährleistet.