Spesenverwaltung

Registrierung und Genehmigung des Dienstreiseauftrags

Auf der Alfresco-Plattform kann die Dienstreise sowohl vom Mitarbeiter, der die Geschäftsreise antritt, als auch von seinem Vorgesetzten registriert werden. Die Felder, die in diesem Formular ausgefüllt werden, können an die in der jeweiligen Organisation geltenden Regeln angepasst werden und entsprechen dem Arbeitsrecht. Im Formular können Verknüpfungen zu anderen Dokumenten hinterlegt werden, zum Beispiel ein Hinweis auf einen Vertrag zur Nutzung eines privaten PKW für dienstliche Zwecke. Es ist auch möglich, die Aufteilung der Kosten auf Abteilungen anzugeben, was die spätere Verbuchung erleichtert. Das Delegationsdokument durchläuft den in der Organisation aufgebauten Genehmigungsprozess. Im Falle wiederkehrender Reisen zum selben Ort ist die Erstellung einer Dokumentenvorlage möglich, was die Antragstellung beschleunigt.

Vorbereitung der Dokumente und Abrechnung der Dienstreise

Aus dem Delegationsantrag kann ein Dokument gedruckt werden, das die spätere Abrechnung unterstützt. Basierend auf den eingegebenen Sätzen und der Kilometeranzahl werden die abzurechnenden Beträge im Delegationsmodul berechnet. Die Berechnungsmethode entspricht den gesetzlichen Vorschriften. Im Falle von Gesetzesänderungen können die Algorithmen aktualisiert werden. Bei anderen Transportmitteln als dem PKW hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, die Kosten anhand von Fahrkarten zu ergänzen. Das Formular kann so erstellt werden, dass es das Hinzufügen eines Dokuments erfordert, das zusätzliche Ausgaben im Zusammenhang mit der abzurechnenden Dienstreise belegt. Die Informationen über die Zahlungsart geben an, ob dem Mitarbeiter eine Rückerstattung aufgrund einer Zahlung aus privaten Mitteln zusteht.

Verbuchung der Dienstreise

Die Alfresco-Plattform ermöglicht es den Mitarbeitern der Buchhaltungsabteilung, den Dokumentenfluss zu steuern, nachdem die Abrechnung durch den Mitarbeiter, der auf Geschäftsreise war, eingereicht wurde. Die Abrechnung kann akzeptiert, verbucht und zur finanziellen Abwicklung weitergeleitet werden, oder bei Zweifeln kann das Dokument abgelehnt bzw. zur Ergänzung an den Mitarbeiter zurückgesendet werden. Die Details des Dokumentenumlaufs werden jedes Mal an die in der jeweiligen Organisation geltenden Regeln angepasst.