Vertrags- und Vorstandsdokumentenverwaltung
Der Dokumenten-Workflow-Prozess, das Repository und das Archiv – abgesehen von der standardmäßigen, täglichen Unterstützung der Benutzerarbeit, kann dies auch ein Tool zur Unterstützung und Erleichterung der Arbeit von Vorstandsmitgliedern sein. Die Alfresco-Plattform bietet viele Lösungen, die die Arbeit optimieren und erleichtern. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die wichtigsten davon.
- Dokumente präzise verwalten: Unser System bietet eine komfortable Anzeige von Dokumenten, unterteilt nach verschiedenen Typen, was das schnelle Auffinden der benötigten Informationen erleichtert. Dank des Berechtigungssystems haben Benutzer die Kontrolle über den Zugriff und gewährleisten so die Datensicherheit.
- Daten filtern, sortieren und exportieren: Wir bieten flexible Tools zum Filtern und Sortieren von Daten, um benötigte Informationen schnell zu finden. Zusätzlich ermöglicht die Option, Daten in eine XLS-Datei zu exportieren, eine komfortable Verarbeitung der Daten außerhalb des Systems.
- Zyklische Berichte in Echtzeit: Dank der Funktion zur Definition zyklischer Berichte wird das Dokumentenmanagement noch effektiver, indem die laufende Überwachung wichtiger Kennzahlen und Ereignisse ermöglicht wird.
- Verträge flexibel erstellen und bearbeiten: Unser System ermöglicht das Hinzufügen, Erstellen und Bearbeiten von Verträgen in Abhängigkeit von den Benutzerberechtigungen. Dadurch wird das Vertragsmanagement effizienter und flexibler.
- Automatisierung der Dokumentenbefüllung: Mithilfe definierter Formulare und eingestellter Validierungen füllt das System Dokumente automatisch aus, was den Prozess der Dokumentenerstellung und -aktualisierung signifikant beschleunigt.
- Etiketten für einfachere Suche: Die Möglichkeit, Textetiketten zu Dokumenten hinzuzufügen, erleichtert die schnelle Suche und Kategorisierung der Dokumentation.
- Volltextsuche mit OCR-Unterstützung: Dank der OCR-Technologie ist die Verarbeitung des Dokumenteninhalts möglich, was eine Volltextsuche nach Verträgen basierend auf deren Inhalt ermöglicht, was das Dokumentenmanagement zusätzlich optimiert.
- Dokumente importieren und deren Historie verwalten: Unser System ermöglicht den Import von Dokumenten aus anderen Systemen sowie die Führung der Dokumentenverarbeitungshistorie, was die volle Kontrolle über die Dokumentation gewährleistet.
- Elektronische Unterzeichnung von Dokumenten: Dank der Funktion zur elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten wird der Unterschriftsprozess schneller und effizienter, wodurch die Notwendigkeit des Druckens und Scannens von Dokumenten entfällt.
- Integrationen mit anderen Systemen: Dank seiner offenen Architektur bietet Alfresco viele integrierte Integrationen, darunter mit Microsoft Office, GoogleDocs, E-Mail, Azure Active Directory, DocuSign im Hinblick auf die Übermittlung von Dokumenten an Alfresco.
- Unterstützung bei der Abstimmung über Beschlüsse: Das System bietet die Möglichkeit zur Durchführung von Abstimmungen, was die Dauer der Beratungen verkürzt, klare Informationen über die Phase liefert, in der sich die einzelnen Beschlüsse befinden, und die Berichtserstellung unterstützt. Beispielhafte Antworten, die während der Abstimmung verfügbar sind, sind „Ja-Stimme”, „Nein-Stimme”, „Enthalten”, „Antrag auf Behandlung in der Sitzung”. Je nach Bedarf können die Antworten für alle berechtigten Personen sichtbar oder geheim gehalten werden.