E-Büro
Es handelt sich um eine digitale Lösung, die den Dokumentenfluss – von der Registrierung über die Dekretierung bis hin zur Unterschrift und Archivierung – optimiert und automatisiert.
Was ist ein E-Büro?
Das E-Büro ist ein umfassendes System für die elektronische Bearbeitung eingehender und ausgehender Schreiben, einschließlich Reklamationsfällen und -korrespondenz. Das Modul gewährleistet Transparenz, Sicherheit und volle Kontrolle über den Lebenszyklus des Dokuments – unabhängig von seiner Form (Papier, E-Mail oder elektronisch).
Karte des Workflows für eingehende Korrespondenz:
Einzelne Prozessschritte:
1. Eingang des Dokuments im System
Der Prozess beginnt mit der Registrierung des Dokuments im System – es kann elektronisch (z. B. ePUAP, Postfächer) übermittelt oder manuell auf Basis einer Papierversion eingegeben werden. Abhängig vom Eingangskanal ist die Nutzung eines automatischen Imports aus Netzwerkordnern oder die Integration mit Postfächern möglich, was die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Dateneingabe in das System gewährleistet.
2. Automatische Vergabe der Geschäftsstellennummer
Zum Zeitpunkt des Dokumenteneingangs weist das System diesem automatisch eine eindeutige Geschäftsstellennummer gemäß dem geltenden Nummerierungsschema zu. Diese Nummer ermöglicht die eindeutige Identifizierung des Dokuments im System sowie die Verfolgung seines Umlaufpfads.
3. Registrierung des Schreibens
Das Dokument wird im E-Büro registriert. Der Mitarbeiter ergänzt Daten wie: Absender, Eingangsdatum, Titel des Dokuments, Eingangskanal, Form (elektronisch oder Papier) sowie weitere von der Organisation geforderte Felder. In dieser Phase ist es auch möglich, das Dokument einer Kategorie zuzuordnen, seine Papierversion zu scannen und Anhänge hinzuzufügen. Im Falle der Feststellung von Fehlern oder Mängeln kann das Schreiben zusammen mit einer entsprechenden Begründung aus dem System gelöscht werden.
4. Bestimmung der Dekretierung des Dokuments
Nach Abschluss der Registrierung wählt die Geschäftsstelle, falls das Dokument akzeptiert wird, die Person aus, die die erste Dekretierungsaufgabe erhält. Das System unterstützt vier Dekretierungsebenen (Möglichkeit zur Änderung der Anzahl der Ebenen):
- Direktor
- Stellvertretender Direktor
- Leiter
- Sachbearbeiter
Die Geschäftsstelle kann das Dokument direkt an jede beliebige Ebene weiterleiten – z. B. sofort an den zuständigen Mitarbeiter, wenn bekannt ist, wer sich um die Angelegenheit kümmern soll. Im Falle fehlenden Wissens wird das Dokument standardmäßig an den Direktor weitergeleitet.
5. Dekretierungsaufgabe des Direktors
Der Direktor erhält das Dokument zusammen mit der Dekretierungsaufgabe. Er kann:
- Die nächste Person zur Dekretierung bestimmen (z. B. den stellvertretenden Direktor, den Leiter oder einen Mitarbeiter)
- Das Dokument an die Geschäftsstelle zurückgeben, wenn es einer Verbesserung oder Korrektur bedarf
Das System gewährleistet auf dieser Ebene volle Umleitungsfreiheit.
6. Dekretierungsaufgabe des stellvertretenden Direktors
Der stellvertretende Direktor erhält die Dekretierungsaufgabe und kann:
- Den Leiter oder Sachbearbeiter bestimmen
- Das Dokument auf die vorherige Dekretierungsebene zurückgeben
Das System schränkt die vorgeschlagenen Pfade in Abhängigkeit von der Ebene der dekretierenden Person ein, jedoch ist die Dekretierung an jeden beliebigen Benutzer möglich.
7. Dekretierungsaufgabe des Leiters
Der Leiter erhält die Aufgabe und bestimmt einen konkreten Mitarbeiter in seiner Abteilung, der sich um die Bearbeitung des Schreibens kümmern soll. Dies ist die letzte Dekretierungsebene – es gibt keine Möglichkeit zur weiteren Umleitung des Dokuments, abgesehen von dessen Zuordnung zu der zuständigen Fachperson.
8. Zuordnung des Schreibens zum Fall durch den Sachbearbeiter
Nach Erhalt des Dokuments besteht die Aufgabe des Sachbearbeiters darin, es dem entsprechenden Fall im System zuzuordnen. Das System bietet eine Suchfunktion für Fälle, die in der jeweiligen Abteilung oder von einem bestimmten Benutzer geführt werden – was das schnelle Zuordnen des Schreibens zu einem bestehenden Kontext ermöglicht. Falls kein passender Fall vorhanden ist, kann der Mitarbeiter direkt über das Dokument einen neuen Fall erstellen. Der Abschluss dieses Schrittes beendet den Dekretierungsprozess.
Zusätzliche Informationen und Funktionalitäten:
- Auf jeder Dekretierungsebene ist es möglich, das Dokument in die vorherige Phase zurückzugeben – z. B. kann der Direktor das Dokument an die Geschäftsstelle zurückgeben, der stellvertretende Direktor an den Direktor usw.
- Alle Dekretierungsvorgänge werden im System registriert und sind in der Prozesshistorie verfügbar.
- Der Dekretierungsprozess ist flexibel, er ermöglicht das Überspringen von Ebenen und die Weiterleitung des Dokuments an die kompetenteste Person.
- Dekretierungsaufgaben werden den Benutzern zusammen mit Systembenachrichtigungen automatisch zugewiesen.
Karte des Workflows für ausgehende Korrespondenz:
Einzelne Prozessschritte:
1. Registrierung des ausgehenden Schreibens
Der Prozess beginnt mit der Erstellung eines neuen ausgehenden Schreibens, die entweder auf Fall-Ebene oder direkt auf Ebene des eingehenden Schreibens initiiert werden kann. Die Erstellung des neuen Schreibens erfolgt auf Grundlage von Vorlagen oder von Benutzern vorbereiteten Dateien. Nach Ergänzung der Daten und des Inhalts wird das Schreiben im System registriert und erhält eine individuelle Geschäftsstellennummer. Der Benutzer wählt die Schreibvorlage aus und bearbeitet das Dokument direkt im Browser-Editor von OnlyOffice (analoge Oberfläche zu Microsoft Word). Das fertige Dokument wird als Entwurf gespeichert. Nach Abschluss der Bearbeitung muss der initiierende Benutzer das Dokument akzeptieren. Erst nach dieser Aktion ist die Weitergabe des Schreibens zur weiteren Genehmigung möglich.
2. Prozess zur Akzeptanz des erstellten Dokuments
Nach der Erstellung wird das Dokument gemäß einem zuvor festgelegten Genehmigungsschema zur Freigabe weitergeleitet. Eine mehrstufige Genehmigung des Schreibens ist möglich – sowohl durch direkte Vorgesetzte als auch durch Personen, die für die inhaltliche oder formelle Konformität verantwortlich sind. Wird das Dokument zur Überarbeitung zurückgegeben, ermöglicht das System dessen Bearbeitung und erneute Übermittlung zur Akzeptanz.
3. Unterzeichnung des erstellten Schreibens
Nach der Akzeptanz gelangt das Schreiben an die zum Unterschreiben befugte Person. In dieser Phase erhält diese eine Version des Dokuments in einem bearbeitbaren Format (z. B. Word) und kann letzte Korrekturen oder Anmerkungen anbringen. Nach der Freigabe des Inhalts wird eine PDF-Datei generiert, und das System entsperrt automatisch die Schaltfläche, die das Unterschreiben des Dokuments ermöglicht. Die Unterschrift kann mittels einer qualifizierten Signatur (z. B. DocuSign, mSzafir) oder einer persönlichen Signatur geleistet werden – in Übereinstimmung mit der geltenden Organisationsrichtlinie.
4. Festlegung des Versandkanals des Schreibens
Nach der Unterzeichnung wird das Dokument zur abschließenden Überprüfung und Festlegung der Versandart an den Initiator zurückgesendet. Der Benutzer kann den entsprechenden Zustellkanal auswählen: Versand per traditioneller Post, über ePUAP, an Eingangsboxen, externe Systeme oder als E-Mail-Anhang.
5. Versand des Schreibens an den angegebenen Empfänger
Der letzte Schritt ist der physische oder elektronische Versand des Schreibens an den Adressaten. Dank der Integration mit dem Paketregistrierungssystem und der Versanddokumentation ist eine vollständige Überwachung der Zustellungsphase möglich. Das Dokument wird dem entsprechenden Fall zugeordnet und im System archiviert, zusammen mit Informationen über die Versandart und das Versanddatum.
Vorteile der Implementierung eines E-Büros:
- Vereinheitlichung der Korrespondenzprozesse in der gesamten Organisation – Dank eines zentralen Dokumentenmanagementsystems arbeiten alle Organisationseinheiten nach denselben Grundsätzen, was die Transparenz und Standardisierung der Prozesse erhöht.
- Reduzierung des Risikos von Fehlern und Verzögerungen durch Automatisierung und Kontrolle des Dekretierungspfades – Die automatische Weiterleitung von Dokumenten gemäß dem festgelegten Pfad reduziert das Risiko, eine Stufe oder eine verantwortliche Person zu übergehen, und verkürzt die Reaktions- und Entscheidungszeit.
- Volle Einhaltung der Geschäftsstellen- und Rechtsverfahren – Das System unterstützt die Organisation bei der Erfüllung der geltenden formalen und rechtlichen Anforderungen durch die Kontrolle der Klassifizierung, Dekretierung und Archivierung von Dokumenten.
- Einfache Identifizierung von Fällen und Dokumenten dank Nummerierung und Zuordnung zu Einheiten – Jedes Dokument erhält eine eindeutige Kennung und ist einer entsprechenden Abteilung klar zugeordnet, was dessen schnelle Auffindung und Analyse erleichtert.
- Möglichkeit der Verfolgung der Umlaufhistorie und zugehöriger Dokumente in Echtzeit – Benutzer haben Zugriff auf den vollständigen Dokumentenfluss und können dessen aktuellen Status sowie frühere Aktionen überwachen – was die Kontrolle und Prozesstransparenz erhöht.