Eine umfassende Plattform für Dokumentenumlauf, Vorgangsbearbeitung und digitale Büroprozesse

Eine korrekte Dokumentenverwaltung ist ein zentraler Bestandteil der Funktionsweise der öffentlichen Verwaltung — sie umfasst die Registrierung von Schriftstücken, die Führung von Vorgängen, die Weiterleitung von Dokumenten, die Bescheidserteilung sowie die Archivierung gemäß gesetzlichen Anforderungen. Um diesen Prozess zu standardisieren und vollständige Transparenz in Verwaltungsabläufen zu gewährleisten, wurde EZD RP entwickelt. Das System ermöglicht eine vollständige elektronische Dokumentenbearbeitung, unterstützt papierbasierte Unterlagen und integriert sich mit wichtigen nationalen Diensten.

Was ist EZD RP?

EZD RP ist ein System zur elektronischen Dokumentenverwaltung, das für öffentliche Verwaltungseinheiten in Polen entwickelt wurde. Es ermöglicht die Registrierung von Dokumenten, das Führen von Vorgängen, die Aufgabenverteilung, die Weiterleitung von Schriftstücken, die Überwachung von Fristen und die Archivierung gemäß offiziellen Vorschriften. Das System unterstützt sowohl digitale als auch papierbasierte Dokumente, integriert sich mit ePUAP sowie der nationalen Plattform e-Doręczenia und kann sowohl lokal als auch in der Cloud betrieben werden.

Zentrale Funktionen

• Elektronischer Dokumentenworkflow und Vorgangsbearbeitung
  Registrierung von Schriftstücken, Vergabe von Vorgangsnummern, Aufgabenverteilung, interne Weiterleitung, Fristenmanagement und vollständige Abbildung der offiziellen Dokumentenprozesse.

• Kompatibilität mit archivischen und administrativen Vorschriften
  Unterstützung von JRWA-Klassifikationen, Archivkategorien, Aufbewahrungsfristen sowie formalen Verfahren zur Speicherung und Aussonderung von Dokumenten.

• Digitale und papierbasierte Dokumentation
  Verwaltung von traditioneller Post, gescannten Dokumenten, elektronischen Dateien, Metadaten und Anhängen — alles in einem einheitlichen System.

• Integration mit nationalen Diensten
  Austausch von Korrespondenz und Daten über ePUAP, die e-Delivery-Plattform und andere zentrale IT-Systeme.

• Intuitive Benutzeroberflächen
  Moderne, übersichtliche Ansichten für Dokumente, Vorgänge, Benutzeraktionen, Benachrichtigungen und Berichte.

• Archivierung und erweiterte Suche
  Schnelles Auffinden anhand von Metadaten und Inhalten sowie vollständige Unterstützung des Dokumentenlebenszyklus — von der Erstellung bis zur Archivierung.

• Flexibles Bereitstellungsmodell
  Kann sowohl auf der internen Infrastruktur einer Behörde installiert als auch in einer Cloud-Umgebung betrieben werden.

Vorteile der Nutzung von EZD RP

• Standardisierter und rechtskonformer Dokumentenworkflow
• Kürzere Bearbeitungszeiten und geringere Fehleranfälligkeit
• Volle Transparenz und Kontrolle über Verwaltungsprozesse
• Komfortable Handhabung papierbasierter und elektronischer Dokumente
• Sichere Zugriffsverwaltung und Berechtigungssteuerung
• Unterstützung der digitalen Transformation und Reduzierung von Papierverbrauch
• Integration mit nationalen öffentlichen Plattformen und externen Systemen
• Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche IT-Infrastrukturmodelle