BeOne Open Document Flow
Eine Änderung. Der gesamte Dokumentenfluss unter Kontrolle.
BeOne Open Document Flow verbindet Formulare, Dokumente, Prozesse, Regeln, Integrationen und KI in einem kontrollierten Lösungsmodell. Vor der Umsetzung einer Änderung zeigt das System, welche Elemente des Dokumentenflusses möglicherweise aktualisiert, validiert oder getestet werden müssen.
Problem
Elektronische Dokumentenworkflows basieren heute auf zahlreichen spezialisierten Technologien. Formulare können in Form.io erstellt werden, Prozesse und Regeln in Operaton, Dokumente und Metadaten in Alfresco, KI-Workflows in Langflow und Automatisierungen in n8n. Jedes Werkzeug erfüllt seine eigene Aufgabe sehr gut, doch Unternehmen fehlt ein gemeinsames Gesamtbild der gesamten Lösung.
Die Änderung eines einzigen Formularfeldes kann Auswirkungen auf Metadaten, Freigaberegeln, den Prozessablauf, das generierte Dokument, die Finanzintegration und die an die KI übermittelten Daten haben. Solche Abhängigkeiten werden häufig erst während der Tests oder nach der Bereitstellung entdeckt.
Lösung
BeOne Open Document Flow erstellt eine gemeinsame Lösungslandkarte, die Formulare, Dokumenttypen, Metadaten, BPMN-Prozesse, DMN-Regeln, Integrationen, Automatisierungen und KI sowie die Abhängigkeiten zwischen diesen Elementen darstellt. Jedes Element bleibt in seinem nativen Format erhalten und kann mit dem Werkzeug weiterentwickelt werden, das für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet ist.
Zentrale Innovation
BeOne Open Document Flow ist keine weitere geschlossene Plattform und ersetzt keine spezialisierten Werkzeuge. Stattdessen schafft es ein gemeinsames Abhängigkeitsmodell zwischen Elementen, die in unterschiedlichen Technologien entwickelt werden. Dadurch ermöglicht es die Analyse der Auswirkungen von Änderungen und die Kontrolle über eine konsistente Version des gesamten Dokumentenflusses.
Auswirkungsanalyse von Änderungen
Erkennen Sie die Auswirkungen einer Änderung, bevor sie in Produktion geht.
Nach der Änderung eines beliebigen Elements zeigt das System an, welche Teile des Dokumentenflusses aktualisiert, erneut validiert, getestet oder fachlich freigegeben werden müssen. So kann beispielsweise die Änderung des Feldes „Bestellwert“ in „Nettobestellwert“ gleichzeitig Auswirkungen auf DMN, BPMN, Metadaten, Dokumente, die Finanzintegration und KI haben.
KI mit Quellenkontrolle
KI kann Verfahren, Richtlinien, Formulare und Dokumentvorlagen analysieren und anschließend Prozesse, Regeln, Metadaten und Integrationspunkte vorschlagen. Jeder Vorschlag bleibt mit seiner Quelle verknüpft. Das System erkennt außerdem Abweichungen zwischen Dokumenten und zeigt deren Auswirkungen auf den Dokumentenfluss. Die KI schlägt vor. Die Quellen liefern die Begründung. Der Mensch entscheidet.
Konsistente Version der Lösung
Jedes Werkzeug kann seine eigene Versionierung beibehalten. BeOne Open Document Flow definiert hingegen, welche Versionen von Formularen, Prozessen, Regeln, Dokumenten, Integrationen und KI-Workflows gemeinsam getestet und bereitgestellt wurden. Dadurch lässt sich die Konfiguration zu einem bestimmten Zeitpunkt wiederherstellen, es können Elemente identifiziert werden, die erneut überprüft werden müssen, und eine frühere, konsistente Version des Dokumentenflusses kann wiederhergestellt werden.
Offene und erweiterbare Umgebung
Der Produktkern, das Format zur Beschreibung des Dokumentenflusses und der Adaptermechanismus werden als Open Source konzipiert. Mithilfe von Adaptern lassen sich weitere ECM-Systeme, Prozess-Engines, Formularwerkzeuge, Integrationsplattformen, KI-Tools sowie interne Lösungen des Kunden anbinden.
Die Lösung kann in der eigenen Infrastruktur des Unternehmens betrieben werden – ohne Cloud-Zwang, ohne vorgegebenes KI-Modell und ohne Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter. Der Kunde kann einzelne Technologien austauschen und dabei das gemeinsame Modell des Dokumentenflusses sowie die Kontrolle über die Abhängigkeiten beibehalten.
| 1. Kürzere Analyse geplanter Änderungen | 2. Geringeres Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen |
| 3. Einfacheres Testen und Wiederherstellen von Versionen | 4. Schrittweise Modernisierung ohne Vendor Lock-in |