Workflow
Ein modernes System zur Automatisierung von Dokumenten- und Aufgabenprozessen, das auf Skalierbarkeit, Flexibilität und vollständige operative Kontrolle ausgelegt ist.
Was ist Workflow?
Workflow ist eine umfassende Lösung zur Modellierung, Verwaltung und Überwachung von Dokumenten- und Aufgabenabläufen innerhalb einer Organisation. Das System ermöglicht den Aufbau vollständig automatisierter Prozesse – von der Dokumentenerfassung über Freigaben und Zuweisungen bis hin zur Archivierung und Berichterstattung. Dabei werden maximale Transparenz und die Einhaltung definierter Verfahren gewährleistet.
Workflow lässt sich in andere Systeme wie ERP, CRM, E-Mail und OCR integrieren und gewährleistet durch die Integration mit dem Autorisierungssystem Keycloak sowie dem Dokumenten-Repository Alfresco ein hohes Maß an Datensicherheit.
Prozessübersicht:
Die einzelnen Prozessschritte:
1. Eingang des Dokuments in das System
Der Prozess beginnt, sobald ein Dokument dem System hinzugefügt wird. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen – manuell durch einen Benutzer, automatisch über ein dediziertes E-Mail-Postfach oder über die Integration mit externen Systemen. Ein Teil der Daten kann mithilfe von OCR automatisch aus dem Dokument ausgelesen werden, wodurch die weitere Verarbeitung beschleunigt wird.
2. Prüfung der formalen Richtigkeit des Dokuments
Nachdem das Dokument im System eingegangen ist, beginnt die Prüfungsphase. Der Benutzer überprüft, ob das Dokument formal korrekt ist – ob es alle erforderlichen Informationen enthält und ordnungsgemäß ausgestellt wurde. Ist das Dokument fehlerhaft, kann es entfernt werden. Wird die Prüfung erfolgreich abgeschlossen, gelangt es in den nächsten Prozessschritt.
3. Registrierung und fachliche Beschreibung
In diesem Schritt ergänzt der Benutzer Angaben wie Kostenart, Kostenstelle (MPK), Betrag, Finanzierungsquelle oder Budgetklassifizierung. Auf Grundlage dieser Daten bestimmt das System automatisch den weiteren Bearbeitungsweg sowie die entsprechenden Freigaberegeln.
4. Validierung und Übermittlung an das e-Procurement-System
Erfüllt das Dokument die im System bzw. in den entsprechenden Tabellen definierten Bedingungen für die Übermittlung, wird es automatisch an das e-Procurement-System übertragen und dort direkt dem Schritt zur Verknüpfung mit einer Bestellung zugeführt. Dokumente, die diese Bedingungen nicht erfüllen, verbleiben im Workflow-System und durchlaufen den standardmäßigen Freigabeprozess entsprechend der konfigurierten Prozesslogik.
5. Freigabe des Dokuments
Das System weist das Dokument gemäß den festgelegten organisatorischen Regeln den zuständigen Benutzern zu. In diesem Schritt bearbeiten die Benutzer ihre Aufgaben – sie können das Dokument freigeben, Kommentare hinzufügen, es mit Begründung ablehnen oder weiterleiten. Der Freigabeprozess kann je nach Dokumentenwert, Kostenstelle (MPK) oder Kostenart eine oder mehrere Stufen umfassen. Das System berücksichtigt außerdem Vertretungsregelungen für den Fall einer Abwesenheit.
6. Buchung der Rechnung im System
Nach erfolgreicher Freigabe wird das Dokument an die Buchhaltung weitergeleitet. Dort erfolgen die abschließende Prüfung der Finanzdaten sowie die Kontierung. Der Benutzer kann gegebenenfalls buchhalterische Korrekturen vornehmen und das Dokument anschließend an das Finanz- und Buchhaltungssystem übermitteln.
7. Ergänzung der Beschreibung
Falls das Dokument keine vollständige Beschreibung enthält oder zusätzliche Informationen erforderlich sind, kann der zuständige Mitarbeiter der Buchhaltung es an die für die Vorbereitung verantwortliche Person zurückgeben, damit die fehlenden Angaben ergänzt werden. Anschließend wird das Dokument erneut an die Buchhaltung zur Verbuchung weitergeleitet.
8. Abschluss des Prozesses und Archivierung
Nach Abschluss aller erforderlichen Aufgaben wird das Dokument als abgeschlossen gekennzeichnet und im Alfresco-Repository archiviert. Das System speichert die vollständige Historie des Dokumentenlaufs einschließlich der Informationen darüber, wer wann welche Aktionen durchgeführt hat. Das Dokument wird im Repository abgelegt und steht Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen zur Einsicht zur Verfügung.
Vorteile der Implementierung von Workflow:
- Prozessautomatisierung – die automatische Zuweisung von Aufgaben, die Erstellung von Benachrichtigungen sowie regelbasierte Entscheidungen reduzieren den manuellen Bearbeitungsaufwand und verkürzen die Durchlaufzeiten erheblich.
- Mehr Transparenz – jeder Prozessschritt wird detailliert protokolliert und kann überwacht werden. Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen haben Zugriff auf die Änderungshistorie, Kommentare, Entscheidungen und den aktuellen Bearbeitungsstatus. Dies ermöglicht eine bessere Aufgabensteuerung und erleichtert die Auditierung von Aktivitäten.
- Skalierbarkeit und Flexibilität – Workflow ermöglicht die Konfiguration unterschiedlichster Szenarien. Das Modul lässt sich einfach an sich verändernde Anforderungen der Organisation anpassen und ermöglicht Weiterentwicklung und Optimierung, ohne dass zwingend programmatische Änderungen erforderlich sind.
- Bessere Benutzererfahrung – Benutzer erhalten klare und konkrete Aufgaben, während die Benutzeroberfläche sie Schritt für Schritt durch die erforderlichen Aktivitäten führt. Dadurch wird das Fehlerrisiko minimiert und die für die Bearbeitung von Dokumenten benötigte Zeit erheblich verkürzt.
- Vertretungsregelungen – das System unterstützt Vertretungsregeln bei Abwesenheit eines Benutzers, beispielsweise während des Urlaubs. Aufgaben werden automatisch an die festgelegte Vertretung weitergeleitet. Dadurch werden Prozessverzögerungen vermieden und die operative Kontinuität der Organisation gewährleistet.