E-Procurement

Der Prozess beginnt mit der Registrierung eines Bedarfsantrags für Waren oder Dienstleistungen durch einen berechtigten Mitarbeiter. Das Dokument kann von jeder Person erstellt werden, die Zugang zum E-Procurement-System hat. Das Feld mit der Gesellschaft im Formular wird automatisch basierend auf dem Kontext des aktuell angemeldeten Benutzers ausgefüllt. Das System ermöglicht die Festlegung wichtiger Parameter wie Organisationseinheit, Einkaufskategorie, Realisierungsfrist, voraussichtlicher Wert oder Finanzierungsquelle. Das Formular kann direkt im System erstellt, aus einer Excel-Datei importiert oder durch Kopieren eines bereits existierenden Dokuments vorbereitet werden. Der Benutzer gibt grundlegende Informationen ein, wie: Kaufgegenstand, dessen Begründung, Wert, Kostenstelle (MPK) und Art des Antrags. Es stehen drei Hauptarten von Bedarfsanforderungen zur Verfügung:

• Standard (gewöhnlich) – betrifft einen einzelnen, konkreten Kauf,
• zyklisch (mit festem Wert) – ermöglicht die Definition von festen, periodischen Bedarfsanforderungen, die in einem bestimmten Zeitplan realisiert werden,
• rahmen-budgetär – ermöglicht die Festlegung eines Gesamtbudgets für die jeweilige Kostenstelle (MPK) oder das Projekt, ohne dass konkrete Kaufpositionen zum Zeitpunkt seiner Erstellung angegeben werden müssen.

Jedes Dokument erhält eine eindeutige Nummer, die automatisch fortlaufend zugewiesen wird – gemäß der Systemkonfiguration. Diese Nummerierung ist unabhängig von der Nummerierung der Bestellungen, jedoch verknüpft das System die Bedarfsanforderung automatisch im Eins-zu-eins-Modell mit der zugehörigen Bestellung.

Das System ermöglicht auch das Hinzufügen einer beliebigen Anzahl von Anhängen zum jeweiligen Antrag.

Zusätzlich verfügt das System über die Möglichkeit zur Budgetverwaltung, indem es die Budgets in zwei Registern speichert – dem Budgetregister und dem Projektbudgetregister. Die Register sind für Benutzer mit den Berechtigungen eines Sachadministrators zugänglich.

Jede Bedarfsanforderung durchläuft einen automatisierten Genehmigungsprozess, der auf einer mehrstufigen Entscheidungsmatrix basiert. Abhängig von der Art des Kaufs, dem Schwellenwert oder der Abteilung gelangt das Dokument an die zuständigen Entscheidungsträger. Der Prozess kann durch E-Signaturen (z. B. mSzafir) sowie durch E-Mail- und Systembenachrichtigungen unterstützt werden. Die zur Genehmigung bestimmten Personen erhalten ihnen zugewiesene Aufgaben, die Folgendes ermöglichen:

• Genehmigung des Dokuments,
• Ablehnung mit Begründung,
• Weiterleitung des Dokuments zur Bearbeitung (in diesem Fall ist eine erneute Übermittlung zur Genehmigung erforderlich).

Innerhalb eines Prozesses können mehrere Genehmigungsaufgaben erstellt werden. Der Entscheidungspfad basiert auf der zugewiesenen Genehmigungsmatrix – in diesem Fall kann die Genehmigung sequenziell (durch einen oder mehrere Benutzer) erfolgen, mit der Möglichkeit, niedrigere Ebenen zu überspringen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Nach Abschluss der Genehmigung gelangt das Dokument zurück an den Initiator.

Nach der Genehmigung des Bedarfsantrags kann die den Prozess initiierende Person mit der Erstellung einer Bestellung auf Grundlage der zuvor eingegebenen Daten fortfahren. Das System weist automatisch eine eindeutige Bestellnummer zu und ermöglicht deren Übermittlung an den Lieferanten per E-Mail, über einen elektronischen Posteingang oder direkt durch Integration mit externen Systemen. Der Initiator hat die Möglichkeit, die Bestellung gemäß einer Vorlage, die alle grundlegenden Informationen enthält, auszudrucken und in PDF zu exportieren. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, der Bestellung (E-Mail) zusätzliche Dateien beizufügen.

(Die Aufgabe „Generieren” kann automatisch ausgeführt werden, wenn bei der Erstellung der Bedarfsanforderung diese Option ausgewählt wurde).

Nach der Lieferung der Ware oder der Erbringung der Dienstleistung nimmt der verantwortliche Mitarbeiter die elektronische Bestätigung des Empfangs vor. Das System ermöglicht die Registrierung der Menge, der Qualität sowie des Annahmedatums. Die Annahme kann direkt mit dem Lieferdokument verknüpft werden. Der Abschluss dieser Phase ist entscheidend, da er die Grundlage für die weitere Verarbeitung der Rechnung bildet – insbesondere im Falle ihrer automatischen Verknüpfung mit einer konkreten Bestellung.

Nach der Registrierung im Workflow-System kann die Rechnung an E-Procurement weitergeleitet werden, um sie mit der Bestellung zu verknüpfen. Wenn die Rechnung keine zugewiesene Bestellnummer enthält, erhält der Lieferantenbetreuer die Anweisung, die Rechnung zu verknüpfen. Im Falle einer manuellen Verknüpfungsaufgabe wird der Grund angezeigt, warum die automatische Verknüpfung fehlgeschlagen ist (z. B. Diskrepanz bei Daten, Beträgen). Der im Registrierungsschritt hinzugefügte Kommentar ist für die Person, die die Rechnung verknüpft, sichtbar. Es besteht die Möglichkeit, einen Kommentar hinzuzufügen, der in der Buchungsaufgabe angezeigt wird. Wenn die Rechnung über einen anderen Betrag als die Bestellung ausgestellt wurde, ist die Option verfügbar, auf eine Rechnungskorrektur zu warten. Nach erfolgter Verknüpfung gelangt die Rechnung zur Buchungsphase wieder in das Workflow-System.

(Die Rechnung kann automatisch mit der Bestellung verknüpft werden, wenn sie hinsichtlich der Dimensionen, Beträge und Zahlungsfristen übereinstimmt und die Ware für diese Rechnung auf der Bedarfsanforderung angenommen wurde).

Nach Abschluss der Lieferungen und Bezahlung der Rechnungen wird der gesamte Prozess formal abgeschlossen. Alle zugehörigen Dokumente – Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und Kommentare – werden archiviert und sind gemäß den Benutzerberechtigungen zur Einsicht verfügbar. Wenn der Benutzer die Option zur automatischen Schließung bei der Erstellung der Bestellung nicht auswählt, erstellt das System diese Möglichkeit. Die Schließung führt zum Ende des Prozesses in Camunda, danach kann die Bedarfsanforderung nicht mehr bearbeitet oder korrigiert werden, sondern dient nur noch zur Einsicht.

(Die Schließung der Bestellung kann automatisch erfolgen, wenn bei der Erstellung der Bedarfsanforderung diese Option ausgewählt wurde. In diesem Fall schließt sich die Bestellung, sobald das gesamte Budget aufgebraucht ist).

Alle Daten aus dem Prozess gelangen in das zentrale Berichtsmodul. Benutzer können den Ablauf von Bestellungen, die Realisierungszeit, die Budgetkonformität und die Wirksamkeit der Genehmigungen analysieren. Das System bietet erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen. Benutzer können zyklische und Ad-hoc-Berichte generieren, die unter anderem den Bestellwert, die Realisierungszeit, die Liefertermintreue oder die Benutzeraktivität betreffen. Die Daten können in XLSX/CSV-Dateien exportiert oder in externe BI-Systeme integriert werden.