Das Produktionsunternehmen tritt in eine Phase dynamischer Entwicklung ein. Diese Entwicklung erfordert zahlreiche Investitionen im Zusammenhang mit der Produktionserweiterung. Es stellt sich heraus, dass die Kontrolle über die immense Menge an Rechnungen, die zwischen dem Unternehmen und den Kooperationspartnern ausgestellt werden, immer schwächer wird. Es kommt immer häufiger vor, dass das Unternehmen Zinsen für nicht fristgerecht bezahlte Rechnungen und Strafen für nicht rechtzeitig abgeführte Steuern zahlen muss. Große Dokumentenmengen und die erzwungene stärkere Dezentralisierung der Entscheidungsfindung führen dazu, dass im Unternehmen zufällige, unbegründete Ausgaben auftauchen. Dies ist möglich, da die eingehenden Rechnungen nicht ordnungsgemäß kontrolliert und akzeptiert werden. In der Zeit der dynamischen Expansion des Unternehmens blieben viele Probleme unbemerkt.
Schließlich wurde die Entscheidung getroffen, den Bereich des Rechnungs-Workflows in der Organisation zu ordnen. Aufgrund des Umfangs der Geschäftstätigkeit war es nicht möglich, den papierbasierten Workflow für Eingangsrechnungen innerhalb des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Nach Rücksprache mit einem externen Systemanbieter wurde die komplexe Implementierung eines elektronischen Workflows für Eingangsrechnungen beschlossen.
Das Hauptziel, das dem Implementierungsunternehmen gestellt wurde, war nur eines: ein System zu konzipieren und zu implementieren, das die Abwicklung des Workflows für Eingangsrechnungen gemäß dem erarbeiteten Funktionsschema der Organisation garantiert und die Kontrolle der Einhaltung von Zahlungsfristen und Steuerabrechnungen ermöglicht. Das Nebenziel war die Nutzung einer globalen Plattform, die der Organisation eine Garantie für die Weiterentwicklung der Plattform und die Sicherheit der darin verarbeiteten sensiblen Informationen bietet.
Die Projektdurchführung dauerte 4 Monate. Im Rahmen des Projekts konzipierte der Lösungsanbieter gemeinsam mit den Vertretern des Kunden ein Prozessmodell für den Workflow der Eingangsrechnung. Auf dieser Grundlage wurde der Workflow im Informationssystem auf der Alfresco Community-Plattform gestartet. Im Rahmen der Implementierung wurde die Integration mit dem Finanz- und Buchhaltungssystem vorbereitet. Nach der Testphase des Systems verlagerte die Organisation den internen Workflow der Eingangsrechnungen auf das Alfresco Community-System und verzichtete vollständig auf den papierbasierten Workflow.
Die dem Auftragnehmer gestellten Ziele wurden erreicht. Der Bericht über die Systemfunktionalität zeigte ein Bild des termingerechten Rechnungs-Workflows und der Einhaltung ihrer Zahlungsfristen. Es stellte sich heraus, dass die Implementierung des Workflow-Systems die Menge der unbegründeten, oft zufälligen Ausgaben auf null reduzierte, da diese unter Beibehaltung der Autorisierungsmatrix nicht mehr möglich waren.
Derzeit implementiert das Unternehmen weitere Workflows im Rahmen des Systems.