Archiwum umów
To kompleksowe narzędzie cyfrowe, które umożliwia opisywanie, akceptowanie i archiwizowanie umów w jednym miejscu, z pełną kontrolą nad obiegiem dokumentów oraz integracją z podpisem elektronicznym DocuSign.
Czym jest Archiwum Umów?
Archiwum Umów to dedykowany moduł repozytorium dokumentów, który automatyzuje i porządkuje cały proces obiegu umów w organizacji – od ich wprowadzenia do systemu, przez weryfikację i podpis, aż po bezpieczne zarchiwizowanie. Umożliwia pełną ścieżkę akceptacyjną, nadzór nad statusem dokumentu, kontrolę uprawnień oraz integrację z systemem podpisu elektronicznego.
Mapa procesu:
Poszczególne etapy procesu:
1. Dodanie dokumentu do systemu
Proces rozpoczyna się od wpływu dokumentu do systemu. W zależności od konfiguracji, możliwa jest obsługa wielu kanałów wejścia: przesył pocztą elektroniczną, automatyczne pobieranie z folderów sieciowych, import z dysku lokalnego czy dedykowane formularze. Dokument trafia do odpowiedniego działu, gdzie oczekuje na klasyfikację. System rejestruje datę dodania, użytkownika oraz lokalizację pliku, tworząc pierwszą wersję roboczą w repozytorium.
2. Rejestracja dokumentu w dziale
Po dodaniu dokumentu, użytkownik z działu odpowiedzialnego musi określić jego charakter. System oferuje trzy ścieżki:
- Oznaczenie dokumentu jako głównej umowy – konieczne jest wypełnienie metryki: typ umowy, kontrahent, numer, wartość, okres obowiązywania, dział odpowiedzialny itp. Po zapisaniu dokument otrzymuje status “Opisany”.
- Przypisanie go jako załącznika do istniejącej umowy – otwiera się widok listy istniejących umów w dziale i możliwe jest jego podpięcie. W trakcie rejestracji możliwe jest przypisanie tagów, ustawienie poziomu poufności oraz powiązanie dokumentu z określonym projektem lub lokalizacją.
- Przekierowanie do innej osoby – stosowane, gdy dokument trafił do niewłaściwego adresata.
System zapisuje te dane jako metadane dokumentu, co umożliwia późniejsze filtrowanie, raportowanie i automatyczne przypisanie ścieżki akceptacji.
3. Wskazanie osób odpowiedzialnych za akceptację i podpis
Dla opisanego dokumentu dostępna jest opcja “Przekieruj do podpisu”, która otwiera formularz metryki akceptacji. Jest to dokument zawierający tabelaryczny wykaz osób, które mają zaakceptować i podpisać dokument. Użytkownik wskazuje osoby akceptujące oraz podpisujące, określając ścieżkę akceptacji: sekwencyjną lub równoległą. Wskazanie odbywa się z listy użytkowników przypisanych do danego działu lub projektu.
4. Akceptacja dokumentu
Wybrane osoby otrzymują kolejno zadania akceptacji dokumentu. Każdy z akceptantów ma możliwość zapoznania się z treścią umowy, dodania komentarza, zatwierdzenia lub odrzucenia. Proces realizowany jest elektronicznie w systemie, a każda decyzja jest rejestrowana i archiwizowana. Możliwe jest określenie reguł: np. akceptacja wszystkich lub tylko jednej osoby z grupy. Historia akceptacji jest dostępna z poziomu dokumentu.
5. Podpis dokumentu w systemie zewnętrznym
Po zaakceptowaniu dokumentu i metryki akceptacji, system przekazuje dokument do zewnętrznej np. platformy DocuSign. Osoby wskazane jako podpisujące otrzymują wiadomości e-mail z prośbą o złożenie podpisu elektronicznego. DocuSign zapewnia zgodność z przepisami eIDAS oraz umożliwia podpis zarówno przez osoby wewnętrzne, jak i kontrahentów. Po podpisaniu dokument wraca do systemu jako “podpisany”, a wersja PDF zawiera widoczne znaczniki podpisu.
6. Monitorowanie statusu podpisu
System automatycznie monitoruje status dokumentu w DocuSign. Widoczne są informacje o tym, kto i kiedy otworzył oraz podpisał dokument. W przypadku opóźnień, możliwe jest wysyłanie przypomnień do wybranych osób. Status aktualizuje się automatycznie po stronie systemu bez potrzeby interwencji użytkownika. Pełna historia zdarzeń jest dostępna w systemie.
7. Opis umowy po jej podpisaniu
Po zakończonym podpisie dokumentu użytkownik może uzupełnić dodatkowe informacje, które nie były znane na etapie rejestracji. Może to być np. numer umowy nadany przez kontrahenta, numer ewidencyjny w systemie zewnętrznym (ERP, eProcurement), warunki finansowe, szczegóły dotyczące rozliczeń, daty wejścia w życie lub opisu przedmiotu umowy. Ten etap pozwala na uporządkowanie dokumentacji i zapewnienie pełnych danych do późniejszej analizy i raportowania.
8. Archiwizacja umowy
Ostatni etap to trwałe zarchiwizowanie dokumentu. Umowa zostaje oznaczona jako zatwierdzona, podpisana i opisana, a następnie trafia do centralnego repozytorium dokumentów. W tym momencie system blokuje możliwość dalszej edycji treści lub metryki, zabezpieczając umowę jako wersję finalną. Dokument trafia do odpowiedniego rejestru z możliwością przeglądania, filtrowania i raportowania. Jeśli w metryce umowy została określona data ważności lub okres wypowiedzenia, system automatycznie rozpoczyna monitorowanie i generowanie przypomnień. Tak zarchiwizowany dokument pozostaje dostępny zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
Korzyści z wdrożenia Archiwum Umów:
- Pełna zgodność z procedurami organizacyjnymi i kontrola obiegu dokumentów – System umożliwia odwzorowanie obowiązujących procesów wewnętrznych, zapewniając zgodność z regulaminami i procedurami firmy.
- Zwiększenie bezpieczeństwa i przejrzystości procesów – centralne repozytorium umów eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów, a szczegółowa historia działań (logi i audyty) umożliwia pełne śledzenie operacji wykonywanych na każdym dokumencie.
- Integracja z podpisem elektronicznym DocuSign – system jest zintegrowany z platformą DocuSign, co pozwala na realizację podpisu elektronicznego bezpośrednio w ramach procesu, bez konieczności wychodzenia poza system.
- Zredukowanie czasu potrzebnego na obsługę i archiwizację umów – Automatyzacja procesów znacząco skraca czas realizacji zadań. Obsługa wielu dokumentów jednocześnie oraz automatyczne powiązania z metrykami i rejestrami przyspieszają codzienną pracę.
- Prosta i intuicyjna obsługa dzięki uporządkowanemu interfejsowi – moduł został zaprojektowany z myślą o użytkowniku – graficzne kafelki, łatwe filtrowanie dokumentów oraz logiczne ułożenie procesów umożliwiają szybką i bezbłędną obsługę.