Durch die Implementierung des elektronischen Korrespondenz-Workflows auf der Alfresco Community-Plattform organisierte und strukturierte ein Unternehmen aus der medizinischen Dienstleistungsbranche den Umlauf der in die Organisation eingehenden Dokumente in mehreren Dutzend Filialen des Unternehmens.
Die Implementierung eines Systems zur Abwicklung des Korrespondenz-Workflows steigert die Kommunikationseffizienz signifikant. Die gesamte eingehende Korrespondenz kann gescannt und automatisch innerhalb der Organisation verteilt werden. E-Mail-Korrespondenz wird registriert und unnötige Anhänge werden entfernt. Die Verwaltung der Kontaktbasis sowie elektronische Korrespondenz-Postfächer mit der Möglichkeit, Dokumente mit Fällen zu verknüpfen, gewährleisten ein vollständiges Bild des Bearbeitungsstatus der Fälle und des Korrespondenzflusses.
Die gesamte Korrespondenz, die in Form von Briefen, Faxen, E-Mails bei der Organisation eingeht, kann gescannt/registriert und nach dem enthaltenen Inhalt klassifiziert werden. Um Papierdokumente zu eliminieren und die Suche zu beschleunigen, unterstützt das System Barcodes und die Volltext-Inhaltserkennung. Das System gewährleistet ständigen Zugriff auf die Archivkorrespondenz in elektronischer Form und ermöglicht das Auffinden des Dokuments im Papierarchiv.
Die elektronische Weiterleitung der Korrespondenz an einzelne Personen oder Teams ermöglicht eine sofortige Reaktion auf die erhaltenen Informationen und die Einleitung angemessener Maßnahmen gemäß den geltenden Richtlinien. Der automatisch überwachte Korrespondenz-Workflow sowie das Tracking des Bearbeitungsstatus der Fälle und die Kontrolle der Termineinhaltung wirken sich sehr positiv auf die Beziehungen zu Geschäftspartnern und auf die Geschäftskontinuität aus.
Zu den Vorteilen, die sich aus der Implementierung des elektronischen Korrespondenz-Workflows ergeben, gehören unter anderem:
- Beschleunigung der Geschäftsprozesse,
- Klarer Prozess der Fallbearbeitung,
- Garantierter Zugang zu Informationen ausschließlich für autorisierte Personen,
- Schnellere Korrespondenzlieferung,
- Eliminierung von Dokumentenduplizierungen,
- Ein einziges Dokumenten-Repository in der Organisation, das alle eingehenden Dokumente des Unternehmens enthält.