Integracja Alfresco z EZD RP
Alfresco wprowadza do EZD RP możliwość zarządzania plikami, kontrolą wersji oraz bezpieczeństwem treści. Odchodzi od postrzegania dokumentu jako statycznego dodatku do jednostki ewidencyjnej, system buduje centralne repozytorium, w którym każda wersja, operacja i reguła przechowywania pozostaje udokumentowana. Dokumenty odkładane z EZD RP trafiają do jednego, spójnego magazynu, a ich historia, uprawnienia i retencja funkcjonują według jednolitych zasad – niezależnie od tego, kto je tworzy i w jakim module pracuje.
Uzupełnia logikę spraw o funkcje, które są fundamentem nowoczesnego obiegu treści: podgląd online, automatyczne wersjonowanie, kontrolę uprawnień, reguły repozytorium oraz audyt operacji. Integracja z EZD RP odbywa się przez standardy CMIS i REST, dzięki czemu dokumenty nie tracą powiązań z metadanymi, procesami czy historią sprawy.
Najważniejsze funkcje Alfresco w integracji z EZD RP
- wersjonowanie i historia zmian dokumentów
- podgląd online oraz renderowanie miniatur
- reguły retencji i archiwizacji
- kontrola uprawnień na poziomie pliku i wersji
- interoperacyjność CMIS / REST / WebDAV
Podgląd online umożliwia szybkie otwieranie dokumentów bez konieczności ich pobierania, co ułatwia pracę w różnych modułach systemu. Automatyczne wersjonowanie dba o to, aby każda zmiana była zapisana jako kolejna wersja, dzięki czemu użytkownicy mogą śledzić historię modyfikacji. Kontrola uprawnień pozwala precyzyjnie określać, kto może przeglądać, edytować lub udostępniać poszczególne treści. Reguły repozytorium definiują sposób przechowywania, klasyfikacji i cyklu życia dokumentów, zapewniając spójność w całej organizacji. Z kolei audyt operacji rejestruje wszystkie działania wykonywane na plikach, co umożliwia pełne odtworzenie ich przebiegu i wzmacnia transparentność zarządzania treścią.
Skalowanie repozytorium w zależności od wolumenu danych
Tempo przyrostu dokumentów i danych operacyjnych jest zazwyczaj wyższe niż tempo wdrażania zmian infrastrukturalnych, co wymaga rozwiązań umożliwiających skalowanie zasobów bez ingerencji w bieżące procesy.. Alfresco rozwiązuje ten problem, pozwalając rozdzielić przestrzenie przechowywania na logiczne segmenty. Obiekty o krótkim cyklu życia mogą trafić do szybkiego magazynu SSD, zaś dokumenty archiwalne — do zasobów obiektowych lub tańszych nośników. Wszystko dzieje się automatycznie, według reguł ustalonych przez instytucję. Plik przechodzi swoją drogę: od treści roboczej do finalnej, od finalnej do archiwum — bez ingerencji użytkownika i bez utraty powiązań z rejestrami EZD RP.
Mechanizmy ochrony dokumentów
W przypadku dokumentów finalnych system umożliwia zastosowanie blokad uniemożliwiających modyfikację ich treści. Dodatkowo, dla materiałów objętych postępowaniami administracyjnymi, kontrolnymi lub sądowymi, może zostać uruchomiony mechanizm legal hold. Polega on na czasowym wstrzymaniu procesów usuwania, archiwizacji lub automatycznego przetwarzania dokumentu, niezależnie od obowiązujących reguł retencji czy harmonogramów systemowych.
W okresie obowiązywania legal hold dokument pozostaje dostępny wyłącznie w zakresie przewidzianym dla przeglądu i analizy, bez możliwości jego modyfikacji, przeniesienia lub usunięcia. Wszystkie próby naruszenia tej blokady — w tym próby edycji, zmian uprawnień, nadpisania wersji lub fizycznego usunięcia pliku — są zapisywane w rejestrze audytu.
Mechanizm ten ogranicza ryzyko nieautoryzowanej ingerencji w treść dokumentu, przypadkowego usunięcia lub wprowadzenia zmian w wersjach archiwalnych, zapewniając integralność materiału dowodowego na czas prowadzenia postępowania.
Funkcjonalne wykorzystanie treści dokumentów w repozytorium
Repozytorium nie jest pasywną przestrzenią dyskową. Dokumenty mogą być przeglądane bez pobierania, adnotowane, porównywane w ramach wersji oraz edytowane w czasie rzeczywistym poprzez integrację z OnlyOffice Community Edition. W przypadku materiałów nieposiadających warstwy tekstowej możliwe jest przetwarzanie OCR, co pozwala włączyć do obiegu również skany oraz dokumentację historyczną. Takie podejście umożliwia użytkownikowi pracę w jednym środowisku, bez konieczności przechodzenia między aplikacjami lub wykonywania operacji poza EZD RP.
Integracja w wielu trybach
Repozytorium udostępnia treść przez różne interfejsy: CMIS, REST API, WebDAV czy mechanizmy zdarzeń. Oznacza to, że dokumenty pozostają jednolite w całej organizacji, lecz sposób pracy z nimi może być dostosowany do systemów i usług, które je wykorzystują — system procesowy, narzędzia AI, usługi raportowe czy automatyzacje przetwarzania.
Dokumenty w użyciu
Podgląd w przeglądarce pozwala szybko przejrzeć treść bez pobierania pliku. Można sprawdzić jego ostatnią wersję, wrócić do wcześniejszej, dodać komentarz lub adnotację. Rozszerzenia z OnlyOffice Community Edition sprawiają, że dokument DOCX czy XLSX można edytować zespołowo w jednym oknie, zachowując automatyczne wersjonowanie i pełną historię zmian. Na każdym etapie użytkownik pracuje „w systemie”, a nie poza nim.
Repozytorium na lata
Wersja Community Edition pozwala korzystać z Alfresco bez licencji. BeOne dostarcza instalację, konfigurację, aktualizacje bezpieczeństwa i utrzymanie, dzięki czemu instytucja nie zostaje sama z otwartym oprogramowaniem. Repozytorium w tej architekturze staje się nie tylko przestrzenią przechowywania plików, lecz trwałym składnikiem środowiska EZD RP — rozwijanym w tempie organizacyjnym, a nie w rytmie sprzedawcy licencji.