Integracja n8n z EZD RP

n8n to otwarta platforma do budowy przepływów integracyjnych metodą „drag & drop”. W połączeniu z EZD RP umożliwia automatyzację zadań pomocniczych:

przekazywanie plików do repozytorium
aktualizację metadanych
obsługę wysyłek (np. e-Nadawca)
pobieranie potwierdzeń/EPO i tworzenie powiadomień

Przepływy działają lokalnie (on-premise) i są w pełni audytowalne.

Najważniejsze funkcje n8n:

Graficzna budowa przepływów automatyzacji, pozwala tworzyć scenariusze odpowiadające rzeczywistej pracy kancelarii, sekretariatów i komórek merytorycznych. Każdy proces można dowolnie rozwijać, łączyć i modyfikować — bez ingerencji w EZD RP.
Setki gotowych konektorów obejmują usługi pocztowe, bazy danych, repozytoria dokumentów, ERP, narzędzia OCR i AI. Umożliwia to sprawną integrację EZD RP z otoczeniem systemowym urzędu, bez inwestowania w kosztowne moduły dedykowane.
Mechanizmy ponowień i obsługi błędów zapewniają ciągłość działania procesów. Jeśli zewnętrzna usługa nie odpowiada, n8n automatycznie wznawia zadanie, zapisuje przyczynę i powiadamia odpowiednie osoby — bez ryzyka utraty danych czy niedokończonych operacji.
Pełna transparentność działań — każdy krok w automacie można prześledzić, od pobrania danych po ich zapisanie w repozytorium. To istotne w audytach, kontrolach wewnętrznych i procesach jakości.
Zmniejszenie liczby czynności ręcznych w obsłudze korespondencji i rejestrów, co ogranicza błędy i pozwala pracownikom skupić się na zadaniach merytorycznych, a nie technicznych.

Automatyzacja wykonywana w tle

n8n realizuje operacje systemowe w sposób ciągły, niezależnie od pory dnia i obecności użytkowników w systemie. Dotyczy to zarówno obsługi korespondencji, jak i czynności technicznych takich jak pobieranie potwierdzeń nadawczych, aktualizacja statusów przesyłek, uzupełnianie metadanych, przetwarzanie plików czy odkładanie dokumentów do repozytoriów. Procesy działają w oparciu o harmonogramy lub wyzwalacze zdarzeniowe dzięki czemu nie wymagają interwencji użytkownika. Efektem pracy automatów są gotowe dane lub dokumenty widoczne w EZD RP, bez konieczności wykonywania przez pracowników sekwencji operacji technicznych, takich jak logowanie do e-Nadawcy, pobieranie plików, ręczne oznaczanie przesyłek czy przenoszenie plików między katalogami.

Bezpieczeństwo i zgodność z wymaganiami instytucji publicznych

Platforma n8n jest uruchamiana w infrastrukturze jednostki (on-premise), co pozwala na przetwarzanie danych wyłącznie w obrębie lokalnego systemu teleinformatycznego. Zapewnia zgodność z wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji w instytucjach publicznych. Wszystkie przepływy integracyjne oraz dane wejściowe i wyjściowe mogą być audytowane, a logi wykonywanych operacji przechowywane w sposób identyczny, jak logi serwerowe systemu głównego. Rozwiązanie pozwala stosować zasady minimalizacji ryzyka oraz pełnej kontroli nad ruchem danych, co jest szczególnie istotne w przypadku dokumentów z danymi osobowymi, informacjami administracyjnymi lub materiałami objętymi tajemnicą służbową

Integracje bez blokad technologicznych

n8n umożliwia integrację z wieloma usługami i systemami bez konieczności budowania dedykowanych modułów lub rozszerzeń zależnych od jednego producenta. Przepływy integracyjne można projektować graficznie, wykorzystując setki gotowych konektorów: repozytoria treści, silniki procesowe, bazy danych, usługi pocztowe, API systemów państwowych oraz narzędzia analityczne. Dzięki temu integracje mogą być rozwijane stopniowo i modyfikowane wraz ze zmieniającymi się potrzebami jednostki. Tworzenie nowych automatyzacji nie wymaga przetargów ani pisania specjalistycznego oprogramowania – wystarczy zdefiniować przepływ i zasady przetwarzania danych. Platforma eliminuje vendor lock-in: logika działania pozostaje po stronie instytucji, a konfiguracja może być modyfikowana zarówno przez administratorów, jak i zespoły techniczne odpowiedzialne za utrzymanie systemu.