Skrzynki mailowe
Rozszerzenie to jest skutecznym narzędziem, które automatyzuje import oraz zarządzanie korespondencją e-mail bezpośrednio w systemie. Pozwala na masowe pobieranie wiadomości i załączników, co eliminuje konieczność ręcznego przesyłania informacji i przyspiesza proces ich obiegu.
Kluczowe możliwości rozszerzenia:
- Automatyczny import e-maili i załączników– Moduł potrafi skanować dedykowane skrzynki mailowe – np. sekretariatu czy obsługi klienta – pobierając wiadomości wraz z załącznikami bezpośrednio do systemu. Import odbywa się cyklicznie i pozwala na szybkie wprowadzenie korespondencji do przepływu pracy.
- Obsługa wielu skrzynek i rozdzielanie na kanały– Możliwe jest skonfigurowanie różnych skrzynek e-mail dla różnych przepływów – np. e-Kancelarii, obsługi reklamacji czy e-Procurement. Dzięki temu każda wiadomość trafia do właściwego procesu lub działu bez potrzeby ręcznej segregacji.
- Integracja z workflow i rejestrami– Zaimportowane e-maile można natychmiast przypisać do obiegu dokumentów – np. rozpocząć procesy, nadać numery kancelaryjne albo połączyć z wcześniej zadaną sprawą. To eliminuje ręczne wprowadzanie danych i redukuje czas reakcji.
- Bezpieczne przechowywanie i śledzenie– Wiadomości wraz z załącznikami są przechowywane w bezpiecznym repozytorium dokumentów, z pełnym rejestrem metadanych i historią dostępu. Zapewnia to przejrzystość, audyt i zgodność z politykami bezpieczeństwa.
- Filtrowanie i reguły routingu– Administratorzy mogą ustawić reguły, które kierują e-maile do odpowiednich katalogów lub procesów na podstawie nadawcy, tematu lub słów kluczowych. To automatyczne sortowanie ułatwia przygotowanie korespondencji do dalszego przetwarzania.