Moduł zarządzania regułami akceptacji dokumentów umożliwia definiowanie i obsługę wielopoziomowych ścieżek zatwierdzania dokumentów finansowych (np. faktur) w oparciu o konfigurowalną macierz reguł, indywidualnie przypisaną do każdej spółki w systemie.
Dla każdej spółki tworzona jest odrębna macierz zawierająca zestaw warunków oraz odpowiadających im poziomów akceptacji. Wiersze w macierzy mogą zawierać m.in.: kod spółki, typ kosztu, numer MPK, projekt, przedziały kwotowe, poziomy akceptacji, listy akceptantów oraz liczbę wymaganych akceptacji na każdym poziomie.
Moduł działa w sposób automatyczny – po zarejestrowaniu dokumentu system wyszukuje w macierzy odpowiedni wiersz na podstawie takich danych jak typ kosztu, wartość netto, projekt czy MPK. Na tej podstawie wyznaczana jest ścieżka akceptacji, a zadania przekazywane są wskazanym użytkownikom. Kolejność kryteriów wyszukiwania może być konfigurowana – administrator może ustawić np. priorytet MPK, następnie typu kosztu, a potem projektu.
Integralną część modułu stanowi edytor macierzy, umożliwiający zarządzanie wpisami – ich tworzenie, edycję i usuwanie, aktualizację typów kosztów, przypisywanie akceptantów, definiowanie reguł wyszukiwania oraz przegląd archiwalnych wersji macierzy. Dzięki temu organizacje mogą elastycznie dostosowywać procesy akceptacyjne do swoich struktur i potrzeb.
Moduł znajduje zastosowanie w procesach finansowych wymagających zgodności, przejrzystości oraz automatyzacji, zapewniając jednocześnie pełną kontrolę nad przebiegiem i historią decyzji zatwierdzających.