Workflow
To nowoczesny system automatyzacji obiegu dokumentów i zadań, stworzony z myślą o skalowalności, elastyczności i pełnej kontroli operacyjnej.
Czym jest Workflow?
Workflow to kompleksowe rozwiązanie wspierające modelowanie, zarządzanie i monitorowanie przepływu dokumentów oraz zadań w organizacji. System umożliwia budowanie w pełni zautomatyzowanych procesów – od rejestracji dokumentu, przez akceptacje i dekretacje, po archiwizację i raportowanie. Wszystko to przy zachowaniu maksymalnej przejrzystości i zgodności z przyjętymi procedurami.
Workflow integruje się z innymi systemami (ERP, CRM, e-mail, OCR) oraz zapewnia pełne bezpieczeństwo danych dzięki integracji z systemem autoryzacji Keycloak i repozytorium dokumentów Alfresco.
Mapa procesu:
Poszczególne etapy procesu:
1. Wpłynięcie dokumentu do systemu
Proces rozpoczyna się w momencie, gdy dokument zostaje dodany do systemu. Może to nastąpić na kilka sposobów – ręcznie przez użytkownika, automatycznie poprzez dedykowaną skrzynkę mailową, albo przez integrację z systemami zewnętrznymi. Część danych może zostać automatycznie odczytana z dokumentu poprzez OCR, co przyspiesza dalsze przetwarzanie.
2. Weryfikacja poprawności dokumentu
Po pojawieniu się dokumentu w systemie rozpoczyna się etap weryfikacji. Użytkownik sprawdza, czy dokument jest poprawny formalnie – czy zawiera wszystkie niezbędne informacje oraz czy jest wystawiony prawidłowo. Jeśli dokument jest niepoprawny, może zostać usunięty. Jeśli przejdzie pomyślnie tę kontrolę, trafia do kolejnego etapu.
3. Rejestracja i nadanie opisu merytorycznego
Na tym etapie użytkownik uzupełnia dane takie jak: typ kosztu, miejsce powstania kosztu (MPK), kwota, źródło finansowania czy klasyfikacja budżetowa. Na podstawie tych danych system automatycznie określa dalszą ścieżkę postępowania oraz reguły akceptacji.
4. Walidacja i wysyłka do systemu e-Procurement
Jeśli dokument spełnia określone w systemie (tabelach) warunki wysyłki, jest automatycznie przekazywany do systemu e-Procurement, gdzie trafia on bezpośrednio na etap powiązania z zamówieniem. Dokumenty nie spełniające warunków pozostają w systemie Workflow i podlegają standardowej ścieżce akceptacji zgodnie z konfiguracją obiegu.
5. Akceptacja dokumentu
System przypisuje dokument do właściwych użytkowników zgodnie z ustalonymi regułami organizacyjnymi. Na tym etapie użytkownicy wykonują swoje zadania – zatwierdzają dokument, wprowadzają komentarze, mogą także odrzucić dokument z uzasadnieniem lub przekazać go dalej. Ścieżka akceptacji może mieć jeden lub wiele poziomów – w zależności od wartości dokumentu, MPK czy typu kosztu. System uwzględnia również zasady zastępstw w przypadku nieobecności.
6. Księgowanie faktury w systemie
Po pozytywnej akceptacji dokument trafia do księgowości. W tym miejscu następuje końcowa kontrola danych finansowych oraz dekretacja. Użytkownik może nanieść ewentualne korekty księgowe oraz przekazać dokument do systemu finansowo-księgowego.
7. Uzupełnienie opisu
W przypadku gdy dokument nie zawiera pełnego opisu lub wymaga dodatkowych informacji, księgowy może przekazać go do osoby odpowiedzialnej za jego przygotowanie w celu uzupełnienia braków. Po uzupełnieniu dokument trafia ponownie do księgowego w celu zaksięgowania.
8. Zakończenie procesu i archiwizacja
Po wykonaniu wszystkich wymaganych zadań dokument zostaje oznaczony jako zakończony i zarchiwizowany w repozytorium Alfresco. W systemie zostaje zapisana pełna historia jego obiegu, włącznie z informacją, kto, kiedy i jakie działania podjął. Dokument trafia do repozytorium i jest dostępny do podglądu przez użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.
Korzyści z wdrożenia Workflow:
- Automatyzacja procesów – automatyczne przypisywanie zadań, generowanie powiadomień oraz decyzji warunkowych eliminuje konieczność ręcznej obsługi i znacząco skraca czas realizacji procesów.
- Zwiększenie przejrzystości – każdy etap procesu jest dokładnie rejestrowany i możliwy do monitorowania. Użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mają wgląd w historię zmian, komentarze, decyzje i aktualny status sprawy. To umożliwia lepsze zarządzanie zadaniami i ułatwia audytowanie działań.
- Skalowalność i elastyczność – Workflow pozwala na konfigurację wielu różnych scenariuszy. Moduł łatwo dostosowuje się do zmieniających się potrzeb organizacji, umożliwiając rozwój i optymalizację bez konieczności ingerencji programistycznej.
- Lepsze doświadczenie użytkownika – użytkownicy otrzymują jasne i konkretne zadania do wykonania, a interfejs systemu prowadzi ich krok po kroku przez wymagane działania. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko pomyłek, a czas potrzebny na obsługę dokumentów znacząco się skraca.
- Implementacja funkcji zastępstw – system obsługuje zasady zastępstw w przypadku nieobecności danego użytkownika (np. z powodu urlopu), zadania automatycznie trafiają do wyznaczonego zastępcy. Dzięki temu procesy nie ulegają opóźnieniom, a organizacja utrzymuje ciągłość działania.