Obsługa korespondencji

Wdrożenie systemu do obsługi obiegu korespondencji przynosi firmie szereg korzyści, zarówno w obszarze komunikacji, jak i jakości pracy. Ograniczenie lub wręcz wyeliminowanie obiegu papierowego skutkuje szybszym dostarczaniem korespondencji do adresatów wewnątrz firmy, a co za tym idzie przyspieszeniem procesów biznesowych, podejmowania decyzji, spraw rozliczania płatności, co bezpośrednio wpływa na redukcję niepotrzebnych kosztów (odsetek za niezapłacone faktury lub nieuzasadnionych wydatków).

Korespondencja przychodząca może być skanowana i automatycznie przekazywana wewnątrz organizacji, jednocześnie zapewniona jest możliwość tworzenia i zarządzania archiwami tych dokumentów. Dotyczy to zarówno przychodzącej poczty papierowej, jak i korespondencji elektronicznej. Korespondencja e-mail jest rejestrowana, a niepotrzebne załączniki są usuwane. System umożliwia powiązanie dokumentów ze sprawami, co zapewnia pełny obraz statusu realizacji, przejrzystą ścieżkę akceptacji i decyzji podejmowanych w poszczególnych przypadkach. Platforma Alfresco umożliwia jednoczesną obsługę wielu rejestrów i ich korespondencji przychodzącej w organizacji. Dzięki integracji z systemami zawierającymi rejestry kontrahentów, część danych dokumentów może być pobierana z systemów zewnętrznych – na przykład dane kontrahenta z bazy danych programu Finansowo-Księgowego na podstawie numeru NIP.

Moduł obsługi korespondencji obejmuje także pocztę wychodzącą. Przyspiesza to pracę pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie korespondencji do wysyłki. Platforma Alfresco umożliwia integrację z systemami firm kurierskich oraz systemem e-Nadawca Poczty Polskiej, co pozwala np. na automatyczną rejestrację wysyłanych pism. Umożliwia również generowanie zestawień rozliczeniowych obejmujących zamówione przesyłki. Moduł zawiera obsługę korespondencji seryjnej – możliwe jest pobieranie wartości z pliku XLS – oraz obsługę korespondencji elektronicznej, co obejmuje archiwizację wiadomości e-mail wraz z załącznikami.

Interfejs użytkownika został zaprojektowany z myślą o specyfice pracy w organizacji, zapewniając intuicyjną obsługę i szybki dostęp do wszystkich funkcji. System zapewnia również odpowiednie zabezpieczenia, aby zagwarantować poufność dokumentów i ograniczyć dostęp wyłącznie do upoważnionych użytkowników. Nasz system umożliwia efektywne zarządzanie zadaniami zleconymi na zewnątrz oraz monitorowanie ich wykonania. Użytkownicy mogą śledzić postęp projektów i terminy, co pozwala na efektywne zarządzanie czasem i zasobami. Integracja z rejestrami dokumentów i procesami workflow to kolejna zaleta naszego systemu. Umożliwia to automatyzację wielu procesów, takich jak obsługa reklamacji, co przyspiesza i usprawnia codzienną pracę organizacji.